La relación con el cliente

Las consultoras y agencias de comunicación gestionan cuentas de comunicación externas que responden a una tipología variada de clientes, por lo que cada una requiere un estudio específico de sus necesidades particulares.

Dicha especificad exige a la comunicación empresarial una metodología exacta y precisa, que sólo es abordable por profesionales de la información, con capacidad para discernir qué productos y servicios de los que integran la oferta comercial del cliente son aptos para ser comunicados y con capacidad para controlar las herramientas de información y difusión a su alcance.

La relación con el cliente se basa en la comunicación permanente y fluida entre éste y la agencia, la puesta a disposición de la consultora por parte de la empresa cliente de todas las herramientas de difusión de las que ésta disponga previamente y la determinación de un interlocutor que servirá de nexo de unión entre empresa y agencia y entre ésta y los medios de comunicación.

Los sueños de los clientes...

Los sueños de casi cualquier cliente de una agencia de rr.pp son, principalmente, dos: salir en la primera página de un gran rotativo nacional y salir en la tele... ¿Imposible? No necesariamente. ¿Adecuado? No necesariamente.
Lo primero (y fundamental) que hay que analizar es si con el cumplimiento de estos sueños seremos capaces de llegar a nuestro público objetivo o si éste se nutre de información en otras fuentes. De poco sirve alcanzar a millones de personas si ninguna de ellas está interesada en lo que contamos.
Después, hay hacer otras consideraciones como: ¿cómo salir?... porque en líneas generales las noticias de portada no son precisamente amables; en el caso de la tele, ¿hay espacios que realmente cubren nuestros objetivos?... desgraciadamente, cada vez menos...
En definitiva, hay sueños que a veces es mejor no ver cumplidos.

Actos para medios: saquemos conclusiones

En las últimas semanas, hemos venido hablando de todos aquellos actos orientados a los  medios de comunicación con los que cuenta la empresa a la hora de dar a conocer sus productos y servicios. Ahora toca sacar conclusiones y poner en valor la importancia de estas herramientas. No debemos olvidar que:
. Cualquier empresa necesita de la colaboración de los medios de comunicación para a dar a conocer su marca y sus productos.
. Al margen de la celebración de actos dirigidos a los medios, la entidad, a través de su gabinete de comunicación o agencia contratada al efecto, debe desarrollar una serie de actuaciones tradicionales dirigidas a los medios con el objetivo de transmitir información clara y veraz sobre sus servicios: comunicados de prensa, entrevistas, cesión de productos para pruebas, etcétera.
. Cualquier acto organizado para los medios debe atenerse a diferentes pautas; originalidad, invitaciones atractivas, día y hora de celebración bien estudiados, un mensaje claro  y un correcto seguimiento de las apariciones generadas.
. Información completa del producto/servicio a presentar, integrada por el dossier corporativo e imágenes.
. Los actos desarrollados más frecuentemente con los medios de comunicación son: ruedas de prensa, desayunos (comidas) de prensa, viajes, visitas a empresas, presentaciones y demostraciones de producto y eventos lúdicos.

Visitemos la empresa...

Modesto, pero económico y muy eficaz. La inauguración de nuevas oficinas, sucursales o fábricas ofrecen a las compañías una ocasión ideal para llevar la prensa a su terreno. La entidad puede invitar a los medios a conocer las nuevas instalaciones. Ocasionalmente, estas visitas pueden dar lugar a viajes de prensa, siempre que el desplazamiento esté justificado.

El acto se puede arrancar con un café, que preceda a la visita y aprovechar estos momentos para explicar los motivos del acto por parte de un responsable de la empresa, que puede ser quien guíe la visita. A modo de cierre del acto, es recomendable ofrecer un cóctel o una comida y dar la oportunidad a los periodistas de hacer preguntas o hablar con los directivos, aunque por razones de coste y de eficacia se puede prescindir de uno de los dos ágapes. En cualquier caso, el acto, en su totalidad, no debería alargarse más de hora y media.

También las entrevistas pueden ser una buena excusa, para acompañar al periodista a visitar las instalaciones de la empresa. También en esta ocasión, el soporte gráfico es esencial, por lo que deberán facilitarse imágenes de las instalaciones a los medios.

Ver, tocar y... publicar

En las presentaciones y demostraciones de producto lo que quieren los periodistas es ver y tocar y, si se puede, comer y oler... Este tipo de eventos vienen como un guante cuando queremos presentar tecnología pero también sirven para cualquier producto en el que los sentidos entren en juego y, especialmente, los gastronómicos. 

El objetivo es dar al periodista la oportunidad de conocer el producto de primera mano, de forma que pueda verlo, tocarlo y experimentarlo. A menudo, este tipo de acciones dan lugar a posteriores pruebas de producto, una actividad habitual en la prensa técnica, o envíos de muestras, algo común también en gastronomía o cosmética. 

Este tipo de eventos pueden realizarse en la propia empresa si dispone de un área de demostración adecuada. En caso contrario, son muchos los hoteles que disponen de salas apropiadas. En esta ocasión, cobra especial atención todos los elementos que asegurarán que la presentación del producto y la demostración de sus funciones sea un éxito: acceso a Internet, disponibilidad de ordenadores, proyector, pantallas, etcétera, en el caso de los tecnológicos, y, por ejemplo, buenas cocinas si nos inclinamos con la gastronomía.

Vamos de viaje

Los viajes de prensa se cuentan entre los eventos más caros a la vez que más rentables, una combinación en el fondo peligrosa que cabe estudiar bien antes de tomar la decisión de emprender el vuelo.  Lo primero que hay que hacer es preguntarse por qué organizar un viaje cuando lo que se pretende comunicar con el mismo podría hacerse de una manera más sencilla y más barata a través de otro tipo de convocatoria. Las razones se pueden resumir en una fundamental: la creación de relaciones estrechas y estables entre la empresa y sus invitados. La convivencia durante varios días crea lazos que entran en el terreno de lo personal pero se rentabilizan en el de lo profesional. Además, el mensaje tiene una interiorización más profunda que en otro tipo de eventos. La duración del viaje, la agenda, la lista de invitados, el posterior seguimiento de los medios y el servicio son los elementos clave.

No olvides que el gran valor añadido de un viaje de prensa son las relaciones de cercanía que se establecen con los periodistas y la identificación de estos con la marca y sus representantes. Se trata de un aspecto intangible pero muy beneficioso en el medio y largo plazo.

Desayunos de prensa: la versión light

Los desayunos de prensa son la "versión light" de las ruedas de prensa. Muy similares en su organización, funcionamiento y objetivos a las ruedas de prensa pero en formato reducido... y barato. Cambia, esencialmente, la dinámica del acto, en la medida que se convoca a los periodistas a un desayuno, en el transcurso del cual se les ofrecerá información sobre la empresa, ya se trate del lanzamiento de un nuevo producto y/o servicio o de otra acción. Pueden realizarse en las instalaciones de la empresa, al igual que las ruedas de prensa, siempre que haya una sala adecuada, y se efectúan a primera hora de la mañana. Esto facilita las cosas a muchos periodistas, ya que les permite aprovechar mejor el día que en un convocatoria a cualquier otra hora.

Las ruedas de prensa: un clásico

A pesar de que en los últimos años se ha innovado mucho en el sector de los eventos y también en los dirigidos a los medios de comunicación, la rueda de prensa sobrevive por méritos propios. Es un clásico, el acto por excelencia dirigido a los medios de comunicación, de bajo coste, de organización sencilla y muy eficaz. El único requisito es tener la certeza de que la convocatoria está justificada, es decir, debemos estar seguros de que vamos a ser capaces de aportar un valor añadido a la clásica nota de prensa. Es bastante frustrante cuando solo asisten a ellas dos o tres personas.

Algunas recomendaciones para que todo sea perfecto:

·         La rueda de prensa, al igual que cualquier otro evento, debe convocarse con antelación suficiente.

•       Un elemento inherente son las preguntas e incluso la posibilidad de entrevistas personales, por lo debe haberse previsto esta posibilidad y la disponibilidad de un lugar tranquilo donde realizarlas.

•       Normalmente se celebran en salones de hoteles contratados al efecto aunque, por ahorro de costes, pueden efectuarse en las instalaciones de la empresa.

•       En los últimos años, ha cobrado especial auge la organización de estos actos en espacios atractivos: restaurantes, zonas lúdicas, etcétera.

•       Con independencia del lugar elegido finamente siempre se debe priorizar que sea céntrico y resulte fácilmente accesible.

5 claves para organizarlos con éxito

Como os avanzábamos hace unos días, la organización de eventos dirigidos a los medios de comunicación es todo un arte. Al margen de dar a conocer la marca se busca una contraprestación clara: la publicación de una noticia o un reportaje acerca del producto. La clave reside en sorprender a quien ya lo ha visto todo sin dejar de informar. El cumplimiento de estas pautas asegurará, en buena medida, la asistencia al acto, dejarles buen sabor de boca dependerá de la elección del formato y del desarrollo del acto.

Ahí van algunos consejos que pueden sacaros de más de un apuro:

·         Originalidad: en la medida que los periodistas reciben numerosas invitaciones a actos, conviene que la nuestra se distinga por su originalidad, enviando un pequeño regalo o una invitación que deje espacio a la imaginación.

·         Las invitaciones: lo ideal es enviar las convocatorias con una semana de antelación con el objetivo de que el periodista organice su agenda y hacer una llamada de confirmación un par de días antes del evento.

·         El gran día: antes de elegir fecha, hay que averiguar si ese día hay otras convocatorias de prensa para no sobrecargar a los periodistas. Varias consideraciones pueden ayudar a fijar día, hora y lugar: en lo referente al día, conviene evitar lunes, viernes y fines de semana; en lo relativo a la hora, la celebración no deberá ser a media mañana, ya que los periodistas llegan tarde a las redacciones, por lo que cualquier evento a mitad de la jornada será desoído, conviene celebrar los actos a primera hora o a última de la mañana, las comidas también resultan apropiadas; y, por último, conviene elegir lugares céntricos, bien comunicados y de fácil acceso, el ahorro de tiempo es esencial para el periodista, en la medida que tiene varias convocatorias a lo largo del día y siempre evitará aquellas que le hagan perder demasiado tiempo.

·         La información es lo primero: aunque se trate de un acto lúdico, el periodista asiste en busca de información. Siempre se entregará el dossier de prensa con información sobre la empresa, el producto o servicio. Asimismo, es imprescindible que, al margen de la entrega de información, se dediquen unos minutos, no más de veinte, a la exposición del producto a cargo del conductor del acto o de alguno de los responsables de la empresa.

·         Seguimiento: cualquier acto dirigido a la prensa requiere un seguimiento exhaustivo que nos permita conocer las apariciones generadas en los medios de comunicación a partir del evento. Ésta es la única forma de medir la verdadera repercusión del acto y el retorno de la inversión acometida.

Eventos para prensa: ¡los periodistas no tienen tiempo!

Desgranaremos en futuros post las peculiaridades que presentan los eventos para la prensa pero, primero, una advertencia: asegúrate que tu evento tiene relevancia real, ¡los periodistas ya no tienen tiempo!
La palabra de moda "crisis" ha dado de lleno en las redacciones de los medios de comunicación con el  espectacular descenso de los ingresos por publicidad y con un modelo de negocio puesto en duda por el periodismo digital y por actividades virtuales no tan periodísticas. La consecuencia más dura de esta situación es la disminución de personal en las redacciones. Mientras que, hace unos años, siempre había alguien disponible para la rueda de prensa, la presentación de producto o el viaje periodístico; en la actualidad, prescindir de un redactor durante toda una mañana y, más aún durante un par de días, es muy difícil. Lo mismo ocurre con los periodistas freelance, quienes antes amortizaban el tiempo invertido con facilidad "colocando" la noticia en diferentes medios pero ahora tienen que medir muy bien la rentabilidad de un desplazamiento antes de hacerlo.
La conclusión es que antes de organizar un evento para prensa hay que medir muy bien su interés y pertinencia para no correr el riesgo de encontrarte con una costosa sala vacía o llena de los comerciales de los medios...

Eventos que llegan a todos

Siempre que una organización decida celebrar un evento con objeto de atraer la atención de sus clientes o de los medios de comunicación sobre sus productos y servicios debe tener en cuenta que profundizar en los gustos, necesidades, emociones y expectativas del segmento al que se dirige el acto resulta imprescindible. Ofrecer a nuestro público objetivo lo que espera de nosotros no es fácil y solo así tenemos la posibilidad de lograrlo.

Todos respondemos en nuestras conductas a la combinación de tres elementos, emoción, razón y visualización, siempre esperamos que cualquier actividad nos resulte satisfactoria en los tres planos. Por este motivo, cualquier evento debe saber combinar estos tres factores y tocar los correspondientes sentidos en los asistentes.

·         El formato del evento, la señalización, la imagen corporativa y la decoración serán los elementos que permitirán conquistar el sentido de la vista y, con él, a un target más visual, integrado por personas que piensan en imágenes.

·         El catering, el aroma e, incluso, la propia ambientación serán los elementos que capten la atención de un target más emocional, para el que las sensaciones constituyen el motor de su vida.

·         La música, la palabra, los discursos y la presentación del producto serán los puntos clave para convertir en aliados a los más racionales, a aquellos que piensan en palabras y para quienes el oído es su sentido más desarrollado.

Notas de prensa y dosieres corporativos

A pesar de lo que mucho que se ha avanzado en los últimos tiempos en materia de comunicación online y que la comunicación empresarial no se entiende hoy en día sin esta vertiente, las herramientas utilizadas no han cambiado tanto, las notas de prensa, los dosieres corporativos y las fotografías siguen siendo los elementos básicos en cualquier acción de comunicación dirigida a los medios.

El primer documento que debe elaborarse desde la agencia de comunicación es el dossier de prensa, ya que desde el momento que una empresa decide que destinará parte de sus recursos humanos y económicos a gestionar las labores de comunicación de la marca, se impone la necesidad de preparar un dossier corporativo o dossier de prensa. Este documento englobará: misión y objetivos de la empresa, descripción de su actividad, líneas de actividad, productos o servicios, datos financieros y de mercado, breve historia de la compañía, biografías del equipo directivo y datos de contacto.

Entre los contenidos informativos que se difunden desde las agencias de comunicación a los medios, la nota de prensa continúa siendo el más habitual. Se trata de una herramienta imprescindible para anunciar cualquier hecho noticiable, sin embargo, la actual saturación de notas de prensa que llegan a las redacciones hace importante que no se abuse de las mismas, que sólo se emitan cuanto realmente haya algo relevante que decir y que su envío se apoye en otros recursos. La tipología clásica remite a notas de prensa políticas, utilizadas para resaltar declaraciones o tomas de postura de los líderes de opinión; económicas, empleadas para anunciar resultados empresariales, fusiones, compras o cambios de estrategia; y técnicas, con las que se dan a conocer nuevos productos o servicios. Cualquier nota se atiene a una estructura clásica: título con antetítulo o subtítulo, sumarios con ideas principales, cuerpo de la información distribuido en no más de dos páginas y dividido en párrafos, declaraciones de un directivo, conclusión, resumen corporativo en tipografía más pequeña y contactos del gabinete de prensa de la compañía.

n lo relativo al acompañamiento gráfico, cualquier nota de prensa que carezca de éste es casi seguro que será desechada, sobre todo en el caso de la prensa digital, que no recoge ni una sola noticia sin imagen. El tipo de fotografías dependerá del contenido del texto. Si es de carácter económico se puede incluir un gráfico con datos; si es un nombramiento, es imprescindible la fotografía del personaje del que se trata. Si es un acto social se adjuntará una imagen del mismo; si se anuncia un producto se añadirá su fotografía… Las imágenes se enviarán en formatos estandarizados, generalmente JPG. Para la radio y la televisión es conveniente preparar documentos audio y/o audiovisuales o, por lo menos, especificar la posibilidad de que los medios los obtengan. Es decir, se debe subrayar la disponibilidad para conceder entrevistas y tomar imágenes.

Toda esta documentación deberá ser accesible desde la página web de la compañía, en el Gabinete de Prensa Virtual. Asimismo, estos documentos, especialmente el dosier corporativo, podrán utilizarse en el blog y en las páginas creadas en las redes sociales de cara a dar conocer a los usuarios a qué se dedica la empresa.

Comunicación de crisis: la respuesta en las redes sociales

Hace un par de semanas hablábamos acerca de la comunicación de crisis. Las redes sociales a las que tan frecuentemente nos referimos en este blog desempeñan un papel de primer orden en la medida que es en éstas en las que con mayor rapidez suele difundirse cualquier tipo de noticia. En este sentido, resulta esencial que el social strategist forme parte del comité de crisis desde el primer momento, hay que dar respuesta a través de las redes sociales a todos los comentarios que surgan en torno a la crisis.

Lo que sí que hay que evitar es que el deseo de dar una respuesta rápida a todas estas inquietudes provoque una mala gestión de la situación. El community manager, a las órdenes del social strategist de la compañía, debe esperar a que el comité de crisis haya definido los mensajes y, una vez hecho esto, debe ceñirse a ellos. La coherencia en el mensaje difundido a través de cualquier medio es fundamental. El community manager puede, por otra parte, usar los recursos que le brinde el comité de crisis. Entre ellos, un vídeo comunicado, del que hablamos ampliamente la semana pasada, puede ser una excelente herramienta de difusión en la web 2.0.

En ningún momento hay que olvidar que el community manager es un representante de una organización y, como tal, imagen de la misma hacia el exterior. En este sentido, en una situación de crisis, puede tener que enfrentarse a reacciones desagradables por parte de los seguidores, que incluso incluyan insultos o requerimientos de información más o menos violentos. Nunca se debe responder en el mismo tono. Siempre, en todo momento, hay que ceñirse a los mensajes acordados por el comité de crisis y hacer las réplicas con corrección.

El video comunicado

Se trata de un recurso cada vez más utilizado por las agencias y gabinetes de prensa en la difusión de información. Un vídeo comunicado es la versión multimedia de un comunicado de prensa. Incluye una selección de imágenes relativas a la organización y al hecho que lo motiva, así como entrevistas con representantes de la misma. Especialmente en los casos en que no se crea pertinente hacer una rueda de prensa, el recurso del vídeo comunicado es una buena opción sobre todo pensando en los recursos multimedia que, cada vez en mayor medida, usan los medios de comunicación digitales.

El vídeo comunicado no debe superar los 5 minutos de duración (lo ideal son 3) y su contenido consiste en unas declaraciones del portavoz (del mayor nivel posible) que refuercen los mensajes expresados en la nota de prensa. Si se considera oportuno, se puede realizar un pequeño montaje destinado a aportar datos, como gráficos o estadísticas en el caso de crisis financieras. En todo caso, el estilo en casos de crisis debe ser sobrio tanto en lo que se refiere al entorno de la grabación (un despacho, una sala de reuniones…) como en su montaje (es mejor huir de recursos musicales y de imágenes de recurso). El uso de estos elementos puede convertir el vídeo comunicado en un “publi-reportaje” que dará muy mala imagen a una compañía en crisis. Un estilo sobrio y contenido, por el contrario, dará sensación de cercanía.

 

Comunicación de crisis en tiempos de crisis

En post anteriores hemos abordado la comunicación de crisis, un aspecto especialmente importante en tiempos como los actuales en los que son muchas las empresas que se ven envueltas en situaciones complejas: reducción de la producción, cierre de determinadas marcas, despidos, disminución de los ingresos …  Es el momento de poner en marcha todas las herramientas de la comunicación de crisis. El primer paso es determinar la intensidad de la misma.

Para establecer una norma de actuación correcta y evitar efectos de una crisis de escasa magnitud con una respuesta de alto perfil, en definitiva evitar “echar más leña al fuego”, es necesario establecer la intensidad de la crisis. Este aspecto determinará la aplicación del plan de comunicación en aspectos claves como el mensaje, los portavoces que se encargarán de transmitirlo y los medios receptores del mismo. En función de su intensidad, podría establecerse la siguiente tipología de crisis:

Tipo A: la repercusión en medios es alta y afecta al núcleo del negocio. Requiere la intervención de los máximos representantes de la empresa como portavoces. La actuación más correcta suele ser el reconocimiento de los hechos, la explicación de los mismos y el anuncio de medidas correctivas y preventivas a corto plazo.

Tipo B: la repercusión pública es media y la crisis, aunque no afecta al grueso del negocio, sí tiene implicaciones en su ámbito de producción y en su imagen. Requiere la intervención como portavoces de directivos de importancia aunque no de primera fila (por ejemplo, jefes de producto, directores de marketing, etc…). La estrategia debe ser similar a la anterior.

Tipo C: la repercusión mediática es escasa y el problema no es relevante para el ámbito de actuación de la organización. Con la intervención del director de comunicación o gabinete de prensa es suficiente. La norma a seguir es no lanzar un mensaje a los medios con carácter general ya que esto solo significaría ponerles sobre aviso de algo que ha podido pasar desapercibido y crear lo que se llama el efecto “bola de nieve”, sino dirigirse personalmente al o los medios que se hayan hecho eco del problema y ofrecerles colaboración y explicaciones personalizadas.

Las empresas, ¿por qué hay miedo a estar en la red?

A pesar de que la comunicación online, se ha convertido en una herramienta fundamental en los últimos años, decisiva en para la visibilidad de cualquier empresa, lo cierto es que aún son muchas las empresas que temen introducirse de lleno en Internet sobre todo por miedo a no poder controlar la conversación.

La comunicación online nace por el arrastre que las nuevas tecnologías ejercen en el entorno social y empresarial, que no puede mantenerse ajeno a ellas, así como por el estancamiento de la comunicación tradicional: la nota de prensa, la herramienta más habitual y más característica del mundo de la comunicación, ya no es suficiente, por sí sola no asegura la presencia en los medios, un periodista recibe entre 300 y 400 notas al mes y el canal del correo electrónico se ve saturado.

Antes esta situación, las empresas se ven obligadas a tener presencia en red. Se impone entonces la alfabetización de las compañías en el concepto de la comunicación 2.0, capaz de dotarlas de una comunicación online imprescindible en estos tiempos. Sin embargo, sigue siendo palpable el miedo de muchas empresas a introducirse en la comunicación online, ante todo por el miedo a no controlar la conversación.

Según la tercera edición del estudio “The Raising CCO” realizado por la agencia de comunicación Weber Shandwick y la consultora de personal Spencer Stuart, a partir de las entrevistas realizadas a 127 directores de comunicación de empresas de Estados Unidos, Europa y Asia, hasta un 34% de ellos afirma que la reputación de su empresa corrió peligro en el último año como resultado de sus acciones en las redes sociales. Sin duda, hay que controlar las redes de comunicación para obtener el éxito esperado. A pesar del riesgo, la necesidad es real y las empresas lo saben. El mismo estudio destaca el incremento de la importancia que otorgan los DIRCOM a los medios sociales.

El Plan de Comunicación

La comunicación online al igual que la  tradicional requiere de la puesta en marcha de un plan de comunicación. El Plan de Comunicación 2.0. debe introducir nuevos conceptos como redes sociales, perfiles, web social … Las pautas principales a seguir en su elaboración son:
- Análisis BlogRoll: se trata de establecer claramente el perfil de nuestro interlocutor, identificarlo y diseñar una estrategia que facilite el acercamiento de la compañía. Su perfil debe definirse en relación a las metas de la entidad.
- Estrategia Keyword: hay que establecer las palabras clave que definirán los atributos de identidad de la organización y transmitan valores positivos.
- Táctica Post: a continuación, tendremos que publicar sobre estas palabras clave contenidos susceptibles de ser compartidos con los miembros de las comunidades en donde nos introduzcamos.
- Operativa Link: desde el gabinete de comunicación se debe fomentar un contacto fluido con los miembros de las comunidades sociales mediante un intercambio constante de comentarios, enlaces, etcétera.
- Evaluación Google: por último, llega el momento de revisar nuestro posicionamiento en la Red. Si todas las fases anteriores se han completado adecuadamente, los buscadores colocarán a la empresa y sus contenidos en los primeros puestos.

La organízación de eventos y MS Project

Mucho ha cambiado en los últimos años todo lo relacionado con la organización de eventos, una de las líneas de trabajo más habituales para cualquier agencia de comunicación.
La planificación continúa siendo la clave de cara a obtener el éxito pero, en la actualidad, existen múltiples herramientas que ayudan al organizador a llevar a buen término el evento. MS Project 2010 es una de ellas.
Se trata de una herramienta de Microsoft que permite a las organizaciones administrar y coordinar con eficacia cualquier proyecto, entre ellos, eventos. La aplicación permite, entre otras cosas, conocer el avance del proyecto, contar con la información necesaria para poder tomar decisiones, tener un historial de la preproducción del evento que pueda utilizarse en futuros actos de características similares, revisar fortalezas y debilidades del proyecto, fomentar el trabajo en equipo y favorecer la comunicación entre los agentes implicados y ganar en eficacia el logro de los objetivos.

La comunicación: un mercado amplio

Volvemos sobre la cada vez más frecuente externalización de los servicios de comunicación a la que ya nos referimos hace unos días. Esta tendencia ha propiciado el incremento tanto en el número como en la tipología de empresas que trabajan en el sector de comunicación, si bien es cierto que en los últimos años la recesión económica ha hecho variar este mercado.

Uno de los sectores donde son más abundantes es el de la organización de eventos, en la medida que éste ha sido durante años uno de los trabajos que con mayor asiduidad han externalizado las grandes corporaciones, dada su complejidad y laboriosidad. A la hora de plantearse la organización de un evento, la empresa puede optar por gestionarlo por sí misma para lo que deberá constituir un comité encargado de su organización, bajo la dirección de un coordinador y con participación de todos los perfiles profesionales implicados, dotados del nivel de decisión adecuado, o bien por encargar a una empresa externa la gestión del evento en su totalidad o al menos parcialmente. Aquí es donde el abanico de empresas crece considerablemente: agencias de eventos, agencias de incentivos, empresas de comunicación, gestores de destinos, empresas organizadores de ferias, convenciones, congresos y actos similares.

Sin embargo, uno de los casos más llamativos en los últimos tiempos ha sido el de las agencias de viajes que han aterrizado de lleno en el sector. La importancia adquirida por la organización de viajes en el mundo de los eventos ha sido el factor que ha animado a mayoristas y agencias de viajes a lanzarse a la captación del cliente corporativo y a crear divisiones de eventos. Para ello han incorporado diseñadores, creativos y especialistas en comunicación a sus empresas, se trata de ofrecer un servicio integral en la organización de eventos. ¿La ventaja? Confirman que tienen la misma capacidad que una agencia de comunicación pero con la ventaja añadida de trabajar con los márgenes de las agencias de viajes.

La externalización de servicios de comunicación

La tendencia a la externalización de servicios en el mundo empresarial ha llegado de pleno a los departamentos de comunicación y relaciones públicas. El boom de la consultoría de comunicación ha permitido que muchas empresas sin grandes presupuestos hayan podido desarrollar y llevar a cabo planes de comunicación hacia clientes y prensa con una importante reducción de costes; por otra parte, las grandes corporaciones encuentran en la consultoría externa un apoyo a sus departamentos de comunicación y relaciones públicas que permite liberar de trabajo al personal y multiplicar los objetivos al poder diversificarlos y especializarlos (comunicación corporativa, de producto, de crisis, etc.). Según el anuario de la comunicación 2010 de Dircom (Asociación de Directivos de Comunicación), un 34,3% de las empresas contrataron servicios externos de comunicación de una forma habitual y un 41,8% de forma esporádica, frente a un 23,9% de entidades que no acudieron nunca a agencias externas. La consultoría de comunicación y relaciones públicas implica un alto grado de compromiso y de identificación con los productos y objetivos de la empresa. Es difícil “vender” una imagen con la que no existe dicho compromiso, por lo que la relación que debe establecerse va más allá que la de “empresa-cliente” para convertirse realmente en “socios”.

Eventos sí, pero económicos

En momentos como los actuales en los que la recesión económica representa un obstáculo de primer orden para las agencais de comunicación y organización de eventos, la imaginación se constituye como el mejor recurso. Cuando la sitacuíon económica es propicia todo es más sencillo, pero en momentos como éste de recortes presupuestarios, hay que replantearse los eventos. En primer lugar, organizar solo aquellos en los que el factor relaional es primordial y utilizar otros recursos, más económicos y sencillos, para el resto de actuaciones de comunciación. Y, en segundo lugar, una vez comprobada la necesidad del evento, volcarse en la organización del mismo intentando encontrar el equilibrio entre gasto y calidad. Nuestros consejos son los siguientes:  Ofrecer eventos con ROI: una de las variables que más se aprecian e incluso se exigen a la hora de dar luz verde para un evento.  Utilizar las herramientas online que aporten valor al evento y multipliquen sus resultados.  Ajustar presupuestos: el presupuesto se puede reducir con un buen análisis y organización eficaz del evento. Es necesario analizar muy detenidamente aquellos aspectos del evento que o bien el cliente o el Consejero Delegado no valora o bien no van a aportar valor al acto.  Incrementar el efecto del evento en el tiempo con herramientas que permitan mantener vivo el contacto con los asistentes.  Utilizar el humor y la imaginación: .

Dinamizar nuestros espacios virtuales

Mucho hemos hablado en estas páginas de la importancia de la comunicación online para cualquier empresa, pero, ¿qué ocurre con la dinamización de estos nuevos espacios virtuales? ¿Cómo podemos conseguir que nuestros perfiles, nuestro blogs o aquellos foros en los que participamos tengan vida?
Los servicios de dinamización de espacios virtuales facilitan esta tarea. Orientados a la gestión, mantenimiento y posicionamiento de espacios web, redes y comunidades sociales, foros, portales y blogs permiten que todos aquellos espacios en los que está presente la empresa gocen del tráfico apropiado.
Esta labor resulta intrínseca a la comunicación online por lo que debe ser planificada conjuntamente. Sus objetivos son numerosos:
- La dinamización de nuestro espacio virtual, busca revitalizar la página web de la entidad, enlazarla con los principales motores de búsqueda, activarla en espacios y directorios virtuales, en definitiva, darle vida en Internet.
- La dinamización en redas sociales, comunidades o foros persigue generar tráfico, encontrar respuesta a todas las preguntas lanzadas por la compañía desde sus espacios virtuales, fomentar la interactuación con el público.
- Entre otras tareas, la dinamización de espacios virtuales abarca: la gestión, difusión y etiquetado de contenidos, el impulso de tráfico en foros, comunidades, etc, la vigilancia y la gestión de la reputación online.

Redes sociales sí, pero...

Antes de lanzarse a comunicar en la Red hay que analizar muy bien el público al que nos dirigimos. El receptor de la información es el factor fundamental a la hora de elegir el canal a través del cual vamos a alcanzarle: si será un blog, una red social, un espacio RSS o, simplemente, nuestra red corporativa.
Para analizar a tu público y poder encontrarlo hacer unas cuantas preguntas:
-¿Cuál es la edad de mi público?: Las redes sociales son el dominio de personas de entre 13 (por debajo de esta edad hay limitaciones legales) y 35 años; para un público de más edad funcionarán mejor los blogs y la web. Si tu público pertenece a la primera franja de edad, también lo debes dividir entre los más y menos jóvenes, no todos se reúnen en las mismas redes.
-¿Quiero hacer una comunicación masiva o restringida?: En el primer caso, las redes sociales son lo ideal; en el segundo, opta por fórmulas que requieran registro o comunidades profesionales.
-¿Qué es lo que busca mi público?: ¿Información, interacción, beneficios…? En función de esto adapta tanto tu mensaje como el canal: si sólo quiere información lo ideal es un blog y una buena web; si busca interacción con la empresa y otros beneficios opta por las redes sociales, en el segundo caso el registro te dará una información impagable sobre tu público.

La honestidad ante todo

Dejamos de momento el comunicación online para centrarnos en algunos aspectos básicos de la relación de una agencia de comunicación con el cliente. Estos se pueden resumir a través de cuatro sencillas pautas de trabajo: a) Determinación de objetivos de comunicación realista por parte del cliente con la asesoría de la agencia. b) Diseño conjunto de la política de comunicación. c) Planificación de medios a utilizar en la campaña de comunicación, periodicidad en el envío de comunicados. d) Establecimiento de las oportunas herramientas para el control y seguimiento de la información enviada y publicada. Destacamos la primera de ellas, basada en la honestidad: nunca prometer al cliente cosas que, bien por el escaso alcance mediático de la empresa o del producto o por nuestras porpias posibilidades, no vamos a poder cumplir. Eso sólo derivará en la desilusión por parte del cliente y, en definitiva, su pérdida y el desprestigio de la agencia.

Comunicación offline y online, ¿por qué deben complementarse?

Aunque en este blog insistimos siempre en los beneficios de la comunicación online en ningún momento hay que olvidar la importancia de la comunicación tradicional, de la comunicación offline, ambas se complementan y, en la actualidad, una necesita de la otra para obtener los resultados esperados, de aquí la importancia de que ambas se conciban como un conjunto. La comunicación offline sigue siendo la estrella, la que mayores repercusiones genera en el público general. Cuando una empresa, por ejemplo, acomete el lanzamiento de un nuevo producto y/o servicio la mayor parte de sus esfuerzos humanos y económicos se centran en la comunicación tradicional: organización de ruedas de prensa, lanzamiento de notas, publicidad, etcétera. Sin embargo la inversión en medios online sigue creciendo dado que cada vez es mayor el número de clientes potenciales que acude a los mismos, de aquí la importancia de realizar una campaña de comunicación conjunta, concebida desde el primer momento para ambos tipos de comunicación. Algunos consejos importantes: - Nuestros perfiles en redes sociales, blogs y otras plataformas online deben estar presentes en cualquier acción de comunicación offline que desarrollemos. Por ejemplo: es esencial que las urls de todos ellos, incluyendo la web corporativa de la empresa, figuren en todas las acciones de comunicación offline: notas de prensa, convocatorias a medios, etcétera. - La inmediatez juega a favor de la comunicación online por lo que ésta debe convertirse en la plataforma por excelencia para suministrar cualquier información de última hora sobre el producto lanzado. - A día de hoy, es frecuente que cualquier usuario antes de adquirir un nuevo producto y/o servicio acuda a Internet para informarse (foros, blogs, redes sociales), por lo que debe ofrecerse una información puntual y actualizada que complete la proporcionada vía prensa o publicidad. De aquí que cada vez sea más habitual que las empresas se preocupen de los medios digitales (envío de notas de prensa, productos de prueba, etcétera). - Deben fomentarse las conversaciones en los medios online, generar tráfico alrededor del producto es necesario y los foros y las redes sociales juegan un papel de primer orden en este sentido.

Contenidos vía RSS

En estos meses hemos hablado mucho de los blogs y las newsletters como herramienats esenciales de la comunicación online. Hoy nos detenemos en un complemento básico para ambas: los contenidos vía RSS. Se trata de contenidos desarrollados a medida de nuestros clientes, ya que son ellos quienes deciden o no recibirlos. Es decir, son contenidos solicitados por el usuario, que decide, en cualquier momento, recibirlos o dejar de hacerlo. Son contenidos sencillos, en texto simple, que el cliente procesa rápidamente. De interesarle, lo más probable es que acabe consultando nuestro blog o página web. En la actualidad, cualquier blog corporativo debe ofrecer al interesado la posibilidad de contenidos vía RSS, de modo que cada vez que se produzca una noticia de su interés, reciba un aviso en su e.mail. También las newsletters deben incorporar esta opción. Desde el punto de vista de la empresa, no se trata de una nueva herramienta en la captación de clientes, para lo que ya existen otros elementos, si no más bien de un complemento a los mismos, de una herramienta de fidelización.

Salir en televisión

Hacemos un inciso en la comunicación online para saltar al que sigue siendo el medio estrella para los clientes: la televisión. ¿Cómo salir en televisión? ¿Cómo conseguir una entrevista? Construir una "fórmula magistral" no es fácil pero aquí van algunos consejos: - Investigación previa sobre los programas en los que puede interesar la temática del cliente. - Mantener los ojos muy abiertos y combinar nuestras averiguaciones con nuestra agenda de contactos: unos nos llevarán a otros. -Contacto con el programa. En televisión (sobre todo en las grandes cadenas) es muy complicado conseguir teléfonos y dar con los periodistas ya que sus horarios no son sencillos. Por lo tanto, el primer contacto se suele hacer por mail. - Contenido del primer mail: Introducción de la actividad de la organización (con un dossier de prensa adjunto) y una sugerencia de los temas candentes que pueden tratarse en una hipotética entrevista. -Hasta aquí la parte pro-activa y, en este punto, comienza la parte “incontrolable”: llegar en el momento justo. Aunque es posible “estar al día” de las temáticas tratadas recientemente en un programa en concreto –para no repetirlas- y de la actualidad en general, lo cierto es que el control exhaustivo de esta variable es difícil por lo que también hay un factor suerte: que el día en que se envía el mail el correo de quien lo recibe no esté saturado con otros temas y le preste atención, que el tema que se propone les resulte de interés justo en ese momento, que no tengan apalabradas otras entrevistas en el corto o medio plazo, etc. -Una vez que el contacto se establece llega la parte fácil: ¡maquillaje!

Newsletters, revistas a medida

Las newsletters con unas herramientas desarrolladas a medida de las necesidades de promoción de la empresa y de las demandas informativas de sus clientes. Estas “revistas corporativas” informan de las últimas novedades lanzadas por la compañía, sus principales logros y algunos de sus eventos más destacados. Sencillas de realizar, económicas y muy eficaces, reúnen todos los requisitos para triunfar. Solo hay que atenerse a unas cuentas pautas: - Las newsletters deben ser breves, de modo que el usuario pueda acceder a la información en una sola vista. - En estas herramientas tiene cabida todo tipo de información: nuevos productos y/o servicios, inauguraciones de sedes, tiendas y fábricas, eventos, casos de éxito, entrevistas con directivos de la compañía, etcétera. - Las informaciones deben ser breves, poco más que un flash desde el que se puede reconducir al usuario a otra información más desarrollada, bien en el blog o en la web de la empresa o en cualquiera de sus perfiles en redes sociales. - Las imágenes son esenciales y no se concibe ninguna newsletter sin ellas. Además de logos y otros elementos de imagen corporativa, es primordial contar con imágenes de producto, nuevas sedes, etc. - Deben tener una periodicidad fija, la edición bimestral o trimestral es la más frecuente. - Aunque en ocasiones, hay empresas que optan por realizar sus newsletters en PDF y enviarlas por correo electrónico como un archivo adjunto, lo mejor es incluirlas en el propio cuerpo del mensaje a modo de texto HTML. - Sí es importante que se cree un histórico con las newletters anteriores, que podría estar alojado en la web de la compañía. - Los clientes reales y potenciales son los principales destinatarios de estas revistas. Además de reafirmar la imagen de la empresa y dar a conocer sus novedades, el objetivo último es el incremento del número de clientes.

¿Y las webs corporativas?

Al hilo del artículo de hace unos días en los que destacábamos los blogs como una de las herramientas prioritarias en la comunicación online y la trascendencia de los mismos en las estregias de comunicación de muchas empresas, nos hemos preguntado qué papel le toca desempeñar a las páginas web de las empresas. Esos instrumentos que hasta hace muy poco tiempo eran el único vínculo de las entidades y sus clientes en la red. Os adjuntamos el link de un artículo que nos ha parecido especialmente interesante en este sentido, ya que da las claves para la renovación de las webs corportivas en el nuevo entorno de las redes sociales. Interesante: http://www.gabrielmora.com/8-claves-web-corporativa-exito

Blogs corporativos: no te olvides del contenido

El interés de los contenidos del blog corporativo es una pieza fundamental para su éxito. No hay que confundir un blog corporativo con un espacio meramente promocional, es decir, como una plataforma publicitaria para la empresa. Para que el blog transcienda y cumpla las funciones de convertirse en una canal de comunicación hacia clientes, proveedores y público en general, sus contenidos deben revestir un interés para la industria y para la sociedad en su conjunto, si la temática es lo suficientemente amplia. Por ejemplo, una firma de estética puede ofrecer consejos sobre como cómer bien, cómo sacar el mayor partido de la propia imagen, etc.; una empresa de corte industrial, puede hacerse eco de decisiones administrativas que afecten al sector, de nuevas tecnologías, etc. Por otra parte, el blog corporativo puede tener perfectamente un nombre propio, el del CEO de la empresa o de su director de marketing o comunicación. Esto es aconsejado cuando la persona tiene una relevancia social por sí misma.

Dar vida a nuestras notas de prensa

Aunque lo online gana terreno, las notas de prensa sontinúan siendo un elemento esencial en cualquier campaña de comunicación, la forma más directa de transmitir al periodista lo que queremos decir. En este contexto, Internet ha puesto a nuestro servicio inmensas posibilidades para su difusión. Al margen del tradicional mailing y su distribución en cualquier evento de la compañía (rueda de prensa, desayunos informativos, etc), las notas de prensa encuentran una segunda vida en la Red. Podemos dar a conocer nustros comunicados a través de nuestra página web, blog y cuentas de la entidad en las redes sociales. Pero más interesante aún resulta hacerlas llagera directamente al periodista. Los portales de prensa que abundan en la Red dirigidos a los profesionales de los medios de comunicación permiten la publicación -normalmente gratuita- de nuestras notas de prensa. Basta con registrarnos y elegir el tema y lugar de distribución más acordes a nustros objetivos. www.notasdeprensa.es, www.comunicadosdeprensa.com o www.bureaudeprensa.com son algunos de estos portales. Utilízalos, funcionan, al fin y al cabo sus usuario no son otros que los periodistas, que es a quienes pretendemos llegar.

Eventos virtuales: ¿por qué no?

En alguna ocasión, hemos hablado de la importancia que están cobrando los eventos online. Un evento es un acontecimiento que, básicamente, busca el contacto personal para crear emociones, modificar comportamientos y enviar mensajes. En este contexto, la virtualización de los eventos parece complicada, sin embargo hay que tener presente que no se trata de sustituir sino de completar el evento con las herramientas virtuales. Estas sirven para ampliar público, generar nuevos ingresos, multiplicar las visitas a la página web y mantener un feed back con el público objetivo. Algunas opciones son:  Convocatoria a través de redes sociales.  Emisión o conexión del evento en tiempo real a través de Internet.  Conexión a través de videoconferencia con figuras importantes que no han podido asistir en persona.  Feed-Back con el público a través de RSS, chat o blog.  Mantenimiento y creación de listados a los que enviar información de producto, newsletters, etc. Aunque Internet es el principal soporte para la comunicaciçon online, no hay que perder de vista las opciones relacionadas con la movilidad (SMS y smartphones) que nos permiten contactar in situ con los asistentes. Suerte.

Prensa en la web

A pesar de lo mucho que los blogs y las redes sociales han hecho por la comunicación corporativa, la página web sigue siendo parte esencial de la imagen que ofrece una empresa en la red, la puerta de entrada a la misma para muchos ciudadanos. Y en este contexto la zona de prensa debe desempeñar una funcion de primer orden. Solo con un gabinete de prensa en condiciones podremos redirigir a los periodistas a nuestra página web, redireccionarles desde otras herramientas online y convertir Internet en una plataforma de relación con los medios adecuada a las necesidades que se plantean hoy en día. Cualquier sección de prensa que se precie debe incluir: - Un breve quiénes somos: perfil corporativo de la empresa específicamente dirigido a medios de comunicación. - Notas de prensa: ordenadas cronológicamente y de fácil acceso. - Apariciones en los medios: con una ordenación idéntica, y siempre seleccionando las más relevantes. - Zona multimedia: descarga de imágenes, vídeos, logos, imagen corporativa. - Otra documentación de interés: declaraciones de directivos, informes, anuncios en medios, presentaciones, etcétera. - Búscanos en ...: enlaces a todos los otros sitios de la emrpesa (redes sociales, blog, etc) con relevancia para el periodista. - Contacto: datos de contacto del gabinete de prensa. Solo es un onsejo, ya que las posibilidades son infinitas