Como os avanzábamos hace unos
días, la organización de eventos dirigidos a los medios de comunicación es todo
un arte. Al margen de dar a conocer la marca se busca una contraprestación
clara: la publicación de una noticia o un reportaje acerca del producto. La
clave reside en sorprender a quien ya lo ha visto todo sin dejar de informar.
El cumplimiento de estas pautas asegurará, en buena medida, la asistencia al
acto, dejarles buen sabor de boca dependerá de la elección del formato y del
desarrollo del acto.
Ahí
van algunos consejos que pueden sacaros de más de un apuro:
·
Originalidad: en la medida que los periodistas
reciben numerosas invitaciones a actos, conviene que la nuestra se distinga por
su originalidad, enviando un pequeño regalo o una invitación que deje espacio a
la imaginación.
·
Las invitaciones: lo ideal es enviar las
convocatorias con una semana de antelación con el objetivo de que el periodista
organice su agenda y hacer una llamada de confirmación un par de días antes del
evento.
·
El gran día: antes de elegir fecha, hay que
averiguar si ese día hay otras convocatorias de prensa para no sobrecargar a
los periodistas. Varias consideraciones pueden ayudar a fijar día, hora y
lugar: en lo referente al día, conviene evitar lunes, viernes y fines de
semana; en lo relativo a la hora, la celebración no deberá ser a media mañana,
ya que los periodistas llegan tarde a las redacciones, por lo que cualquier
evento a mitad de la jornada será desoído, conviene celebrar los actos a
primera hora o a última de la mañana, las comidas también resultan apropiadas;
y, por último, conviene elegir lugares céntricos, bien comunicados y de fácil
acceso, el ahorro de tiempo es esencial para el periodista, en la medida que
tiene varias convocatorias a lo largo del día y siempre evitará aquellas que le
hagan perder demasiado tiempo.
·
La información es
lo primero: aunque
se trate de un acto lúdico, el periodista asiste en busca de información.
Siempre se entregará el dossier de
prensa con información sobre la empresa, el producto o servicio. Asimismo, es
imprescindible que, al margen de la entrega de información, se dediquen unos
minutos, no más de veinte, a la exposición del producto a cargo del conductor
del acto o de alguno de los responsables de la empresa.
·
Seguimiento: cualquier acto dirigido a la prensa requiere un
seguimiento exhaustivo que nos permita conocer las apariciones generadas en los
medios de comunicación a partir del evento. Ésta es la única forma de medir la
verdadera repercusión del acto y el retorno de la inversión acometida.
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