Organización de eventos: actos con la prensa I

Como hemos venido comentando en numerosas ocasiones, los eventos, en cualquiera de sus modalidades, constituyen uno de los principales recursos en el área de las relaciones públicas a la hora de dar a conocer sus mensajes y de intensificar la relación que mantienen con sus diferentes targets (clientes, empleados, red de ventas, medios de comunicación, etcétera).

En este contexto, cobran especial importancia los actos dirigidos a los medios de comunicación en la medida que la buena relación con éstos resulta esencial para dar a conocer la marca y los productos. En resumen, la entidad, a través de su gabinete de comunicación, debe desarrollar una serie de actuaciones tradicionales dirigidas a los medios con el objetivo de transmitir información clara y veraz sobre sus servicios: comunicados, ruedas de prensa, visitas guiadas, entrevistas a la dirección, demostraciones de producto, etcétera.

Una vez que esta faceta está cubierta, llega el momento de dar un paso adelante y hacer partícipes a los medios de otra serie de actuaciones en las que, además de dar cumplimiento a la misión informativa, se les ofrezca un valor añadido que favorezca su identificación con la marca e incremente su visibilidad. Es el momento de organizar un evento con la prensa.

Herramientas de comunicación interna en la gestión de riesgos laborales

Para terminar con los artículos que hemos venido dedicando a la comunicación de riesgos laborales en las últimas semanas, nos centraremos en cuáles son las herramientas e comunicación interna más frecuentemente utilizadas a la hora de gestionar la crisis:

·         La intranet: responde al modelo de gestión Business to Employee y se ha convertido en el principal vehículo de información e intercambio entre empresa y empleado. Los mensajes surgidos del comité de crisis encuentran en esta herramienta el mejor vehículo de difusión. Muchas tienen un espacio de “noticias del día” ideal para enviar un comunicado a los empleados.

·         Correo electrónico: eficaz, directo, inmediato, personalizado y deja constancia de recepción. Su uso es conveniente cuando la crisis afecta directamente a los empleados. La redacción del mensaje debe ser breve pero permite adjuntar documentos o enlaces donde recibir más información.

·         La newsletter: su gran ventaja es, además del bajo coste en comparación a una impresión, la facilidad con la que llegan a los correos electrónicos de los empleados. En caso de accidente laboral, es muy sencillo y rápido realizar una “edición especial” de la newsletter con información detallada que pueda ser de interés para el empleado. Este formato también permite incluir todo tipo de enlaces para aquellos que quieran profundizar en la información.

·         Actos o eventos internos: una crisis provocada en un ámbito de accidente laboral puede justificar la convocatoria de los empleados cuando se ha producido un situación de riesgo con resultado de muerte o heridos graves para empleados o clientes. Es una manera de proporcionar al personal no solo información de primera mano, sino también de estar físicamente cerca de ellos en momentos difíciles desde el punto de vista humano. Además, puede ser recomendable reunir a los empleados para explicar lo sucedido y exponer las medidas correctivas previstas. En estos casos, el silencio nunca es bueno ya que lo único que provoca son rumores y predispone a los empleados contra la empresa.  Por último, es muy importante valorar la posibilidad de poner a la disposición del personal de la organización ayuda psicológica si es preciso.

·         Las redes sociales y la radio corporativa: se trata de elementos emergentes en comunicación interna que muchas empresas comienzan ya a usar como elementos de información hacia los empleados y recepción de mensajes por parte de los mismos.

Actitudes de las empresas ante la crisis

Las empresas adoptan diferentes estrategias en función del tipo de crisis y de su cultura de comunicación. Las cuatro más comunes son:

a) Estrategia del silencio. Esto suele ser entendido por el público como un acto de cobardía y de falta de responsabilidad. Además, la empresa corre el riesgo de que, si no informa acerca de lo sucedido, otros lo harán por ella y este hecho quizás les acarree mayores consecuencias que la propia crisis. Esta actitud solo está justificada en caso de rumores o noticias no confirmadas que se extinguirán por si mismos si no se alimentan o en caso de que la difusión de la noticia negativa no haya tenido un gran alcance. Una alternativa al silencio es la respuesta personal e individualizada a los medios que se hayan hecho eco del problema.

La estrategia del silencio se suele usar en campañas de crisis de largo recorrido cuando se decide no implicar el nombre de una empresa u organización en la crisis hasta que no haya referencias expresas a la misma. Una respuesta precipitada podría relacionar el nombre de la organización de manera no deseada.

b) Estrategia de la negación. Otras prefieren negar la situación que ha provocado la crisis. Lo que se pretende es rechazar el interés ante la crisis en cuestión y esperar a que éste se agote pero ¡cuidado! si la noticia es verídica y se demuestra, la organización pierde autoridad y, sobre todo, credibilidad, debilitando su imagen. Esta estrategia solo es válida si el hecho que ha provocado la crisis es realmente falso y este extremo puede ser demostrado.

El discurso en una situación de crisis debe ser coherente y en él se han de usar términos sencillos para que entienda bien y no parezca una cortina de humo. La versión que ofrezcan los portavoces ha de ser sincera, verdadera, única y responsable. El portavoz se elegirá en función de la crisis (si ésta es muy grave deberá aparecer el propio CEO) y éste debe ser consciente de que sus palabras comprometen tanto a la corporación como a sí misma.

c) Estrategia de transferencia de responsabilidades. Puede ser útil a corto plazo para ganar tiempo, pero presenta los mismos problemas que el caso anterior. Hay que asegurarse que los datos que se difundan sobre el “tercero” al que se culpabiliza son totalmente ciertos.

d) Estrategia de confesión. En la actualidad es la más usada y aceptada por los expertos en comunicación de crisis. Se trata de hacer un ejercicio de responsabilidad, aceptando los hechos, facilitando información a los medios y haciendo públicas las acciones que se llevarán a cabo para contrarrestar las consecuencias de la crisis. En estos casos, la verdad es un acto de madurez y valor, y así es percibido por la sociedad. En todo caso, es importante que la reacción sea rápida para incrementar la sensación de veracidad y transparencia.

La tendencia actual para hacer frente a las crisis desde el punto de vista de la comunicación es la última, es decir, la confesión y la asunción de responsabilidades. Es la mejor aceptada por la sociedad ya que pone a la empresa a un nivel humano que permite al público una mejor identificación con la misma. En todo caso, ya sea ésta la estrategia elegida o no, el plan de comunicación de crisis debe prever la reacción de la empresa. 

Comunicación de crisis: la tipología de la crisis

Para establecer una norma de actuación correcta y evitar  maximizar los efectos de una crisis de escasa magnitud con una respuesta de alto perfil, en definitiva evitar “echar más leña al fuego”, es necesario establecer la intensidad de la crisis. Este aspecto determinará en gran medida la aplicación del plan de comunicación en aspectos claves como el mensaje, los portavoces que se encargarán de transmitirlo y los medios receptores del mismo.

Podemos establecer la siguiente tipología de crisis en función de su intensidad, así como las normas básicas de actuación en cada caso.

·         Tipo A: La repercusión en medios es alta y afecta al núcleo del negocio o actividad de la compañía u organización. Requiere la intervención de los máximos representantes de la empresa como portavoces. La actuación más correcta suele ser el reconocimiento de los hechos, la explicación de los mismos y el anuncio de medidas correctivas y preventivas a corto plazo.

Fte: Cinco Días. 12 abril 2012

·         Tipo B: La repercusión pública es media y la crisis, aunque no afecta al grueso del negocio, sí tiene implicaciones en su ámbito de producción y en su imagen. Requiere la intervención como portavoces de directivos de importancia aunque no de primera fila (por ejemplo, jefes de producto, directores de marketing, etc…). La estrategia debe ser similar a la anterior.

·         Tipo C: La repercusión mediática es escasa y el problema no es relevante para el ámbito de actuación de la organización. Con la intervención del director de comunicación o gabinete de prensa es suficiente. La norma a seguir es no lanzar un mensaje a todos los medios con carácter general ya que esto solo significaría ponerles sobre aviso de algo que les ha podido pasar desapercibido y crear lo que se llama el efecto “bola de nieve”, sino dirigirse personalmente al o los medios que se hayan hecho eco del problema y ofrecerles colaboración y explicaciones personalizadas.

Comunicación de crisis: la comunicación interna

Cualquier crisis que afecte a la empresa afecta a sus empleados pero, en el caso de los riesgos laborales, sus consecuencias psicológicas, laborales y sociales son exponenciales. La preocupación del personal de la organización por sus compañeros en peligro o heridos requiere de respuestas de apoyo contundentes, además, de soluciones y garantías de que se pondrán todos los medios para no vuelva a ocurrir.

En casos de riesgos laborales, el personal debe “sentir” que la empresa está de su lado. Y esto solo se logra a través de una comunicación basada en las siguientes premisas:

-Inmediatez en la reacción: en este sentido, se deben poner en marcha todos los recursos disponibles en materia de comunicación y hacerlo en el tiempo más breve posible.

-Mensaje coherente: el personal de la organización debe recibir, tanto a través de los canales de comunicación interna como de los medios de comunicación, mensajes unificados para no fomentar la confusión y la desconfianza.

-Medias y soluciones: casi tan importante como lo ocurrido, son las medidas que se van a tomar para que el hecho no se repita.

-Sensibilidad: la respuesta ante un accidente laboral debe tener una alta dosis de sensibilidad ante el dolor y el temor humanos y no escatimar medios en cuanto a ayuda psicológica o social.

Las funciones de la comunicación interna en situaciones de crisis laborales son:

●      Tranquilizar y dar confianza y seguridad a los trabajadores.

●      Evitar la propagación de rumores.

●      Proporcionar información verídica.

●      Mejorar la imagen de la empresa hacia el empleado.

●      Fomentar el sentimiento de pertenencia a la organización.

●      Optimizar la eficiencia laboral.

La web 2.0 en la comunicación de crisis

Una situación de crisis en riesgos laborales pone a prueba la capacidad de coordinación y flexibilidad de una organización. El community manager, a las órdenes del social strategist de la compañía, debe esperar a que el comité de crisis haya definido los mensajes y, una vez hecho esto, ceñirse a ellos. como ya hemos señalado anteriormente, la coherencia en el mensaje difundido a través de cualquier medio es fundamental.

El community manager puede, por otra parte, usar los recursos que le brinde el comité de crisis. Entre ellos, un vídeo comunicado puede ser una excelente herramienta de difusión en la web 2.0. Si la comunicación del problema ha surgido de la propia empresa, el community manager puede difundir el mensaje a través de las redes. En ese momento, o antes si la prensa se ha hecho eco en primera instancia, es muy posible que reciba muchos mensajes ya sea de apoyo o de críticas por una supuesta mala gestión de la empresa. Nadie debe quedar sin respuesta y, en ambos casos, ésta debe ser contenida, de agradecimiento en el primer caso, y explicativa en el segundo.

Recordar también que cuando se produce una situación de crisis, la página web se convierte en una fuente de información para la ciudadanía y, como tal, no debe permanecer ajena a la misma. En casos de crisis de riesgos laborales graves conviene abrir un espacio destacado donde las familias de los afectados encuentren información y se solucionen sus dudas ya sea on line o a través de un número de teléfono. Si ha tenido como resultado muertos o heridos con gran impacto mediático no está de más poner un mensaje de condolencias.

Consecuencias de un accidente laboral en la imagen de la empresa

Un accidente laboral puede echar al traste todos los esfuerzos en política de comunicación llevados a cabo durante años. Recordemos que, entre las principales funciones de la comunicación externa, se encuentran:

●   Ofrecer una imagen de la empresa, lo más semejante a la realidad de lo que verdaderamente es.

●      Gestionar acciones encaminadas para mejorar la imagen corporativa.

●      Dar a conocer la misión y visión de la empresa y lograr establecer empatía con sus públicos, basándose en una retroalimentación constante.

Todas ellas pueden verse gravemente afectadas en una situación de crisis relacionadas con un riesgo laboral. Sus efectos pueden ser:

·         Distorsión de la imagen de la empresa que se ha ofrecido en el pasado.

·         Rápido deterioro de la imagen corporativa.

·         Mala percepción por parte de los públicos.

Sin embargo, hay otras funciones de las comunicación externa que, si se han afianzado correctamente en el pasado, pueden minimizar dichos efectos. Se trata de:

●      Mantener buenas relaciones con los medios de comunicación: con esto se conseguirá minimizar la posible mala imagen de la empresa y ofrecer una visión más amigable de la misma.

●      Conseguir que la comunicación sea veraz, transparente, rápida y clara: todo esto depende de la eficacia en la aplicación del plan de crisis en riesgos laborales.

El plan de comunicación de crisis en riesgos laborales

La redacción de un Plan de Comunicación de Crisis es un trabajo preventivo ante la crisis cuyo principal objetivo pasa por ganar la batalla del tiempo teniendo preparada tanto la documentación necesaria para haber frente a la misma como los portavoces y mensajes que se emitirán. La agilidad para controlar la información de las primeras veinticuatro horas suele ser de vital importancia.

Un Plan de Comunicación de Crisis en Riesgos Laborales debe constar de:

●      Resumen ejecutivo: una pequeña memoria en la que se recoge la justificación para realizar un plan de comunicación de crisis específico en riesgos laborales. Se subrayará la tipología de la empresa y, sobre todo, los supuestos en que se puede producir un accidente o riesgo laboral

●      Creación de comité de crisis: el plan de comunicación debe fijar un comité formado por cuatro o cinco personas que serán las encargadas de gestionar la situación cuando ésta se produzca. Estos serán: director de comunicación, director de producción o servicio en que se haya producido el problema –apoyado por la dirección técnica-, director de recursos humanos –apoyado, si es el caso, por el servicio de psicología-, representante de la ejecutiva.

●      Nombramiento de portavoces: una vez determinado el carácter de la crisis y su alcance, el comité elegirá los portavoces ante los medios de comunicación.

●      Definición de los mensajes: el comité de crisis será el encargado de definir los mensajes que se difundirán hacia los medios de comunicación y también a nivel interno. Es muy importante que ambos mensajes sean totalmente coincidentes para no crear malos entendidos y la consiguiente desconfianza por parte del personal de la empresa. La gestión del mensaje es un factor clave para que la comunicación de crisis sea creíble y, por lo tanto, exitosa. Junto con el mensaje, es preciso preparar un argumentario que los portavoces tendrán en cuenta a la hora de responder a las preguntas de los periodistas y los materiales de comunicación. Por último, para una eficaz difusión del mensaje informativo es muy importante tener actualizado el listado de medios de comunicación con los datos de los periodistas más relevantes.

●      Definición de las audiencias: depende de la intensidad de la crisis. Si es muy intensa se deberá intentar llegar al mayor número de medios posibles, con prioridad hacia los más influyentes; si es de carácter local, los receptores serán los medios regionales y locales.

●      Funcionamiento y normas básicas de actuación: todo plan debe ser comprobado y ensayado. Es importante poseer un esquema operativo que evite la improvisación.

●      Seguimiento y ajustes: como en toda crisis, es fundamental realizar un seguimiento de la repercusión y reacciones ante los mensajes. De este modo, sabremos si hay que reforzarlos con nuevas notificaciones, entrevistas y llamadas personales a los periodistas.

En paralelo, a las normas de actuación el plan de comunicación debe de recoger también una serie de actuaciones preventivas de aquellas situaciones que pueden generar una crisis concreta según el tipo de empresa. Así mismo, es preciso determinar el presupuesto necesario para llevar a cabo las tareas de simulación y puesta a punto del plan.

Estrategias de comunicación en situaciones de crisis en riesgos laborales

Las empresas adoptan diferentes estrategias en función del tipo de crisis y de su cultura de comunicación. Las más frecuentes son:

a) Estrategia del silencio. Puede ser entendida por el público como un acto de cobardía, de falta de responsabilidad y, lo que es peor, de falta de sensibilidad o interés por la suerte del personal de la compañía. Además, la empresa corre el riesgo de que, si no informa acerca de lo sucedido, otros lo harán por ella. La respuesta debe ser: “se están comprobando los hechos, les informaremos en cuanto tengamos datos verídicos” 

b) Estrategia de la negación. Al igual que la anterior, no se trata de una estrategia válida en casos de riesgos laborales. La organización pierde autoridad, credibilidad y ofrece una imagen de despotismo y falta de atención a sus empleados, debilitando su reputación corporativa. Esta estrategia solo es válida si la noticia es falsa, pero esto es muy raro en este contexto.

c) Estrategia de transferencia de responsabilidades. Presenta los mismos problemas que el caso anterior. Aún en el supuesto de que el accidente haya sido provocado por terceros (empleados que no cumplían las normas de seguridad, empresas subcontratadas, etc.), la compañía debe asumir su responsabilidad y mostrarse del lado de los empleados afectados por el accidente y sus familias, sin perjuicio de que se ofrezca la verdad de los hechos y se anuncien medidas correctoras ante los supuestos responsables de hecho.

d) Estrategia de confesión. No solo es la más usada y aceptada por los expertos en comunicación de crisis. Especialmente en crisis de riesgos laborales, se trata de hacer un ejercicio de responsabilidad, aceptando los hechos, facilitando información a los medios y haciendo públicas las acciones que se llevarán a cabo para contrarrestar las consecuencias del accidente. En estos casos, la verdad es un acto de madurez, valor y sensibilidad social, y así es percibido por la sociedad. En todo caso, es importante que la reacción sea rápida para incrementar la sensación de veracidad y transparencia. Esta estrategia pone a la empresa a un nivel humano que permite al público una mejor identificación con la misma, especialmente cuando se trata de comunicar sobre vidas humanas.

La comunicación de crisis en riesgos laborales

Una de las situaciones más dramáticas a las que se enfrenta cualquier empresa son los accidentes laborales, especialmente si tienen como consecuencia el fallecimiento o heridas graves de uno o varios empleados. Las consecuencias humanas, empresariales y mediáticas son profundas y la comunicación debe realizarse con cuidado y sensibilidad.

Un accidente laboral puede echar al traste todos los esfuerzos en política de comunicación llevados a cabo durante años. Sus efectos pueden ser:

●      Distorsión de la imagen de la empresa.

●      Rápido deterioro de la imagen corporativa.

●      Mala percepción por parte de los públicos.

●      En aquellos casos en los que la relación con la representación sindical no sigue el modelo colaborativo, un accidente laboral es la “excusa” para que los representantes sindicales exhiban su desacuerdo con la dirección; también puede ocurrir que ésta haya descuidado sus deberes en materia de prevención de riesgos laborales y el resultado haya sido el accidente y, por lo tanto, la crisis. En ambos casos, el conflicto sindical está servido.

La comunicación externa cobra vital importancia en estas circunstancias, de hecho si con anterioridad al accidente laboral, si se ha afianzado correctamente, pueden minimizar dichos efectos. Se trata de:

●      Mantener buenas relaciones con los medios de comunicación: con esto se conseguirá minimizar la posible mala imagen de la empresa y ofrecer una visión más amigable de la misma.

●      Conseguir que la comunicación sea veraz, transparente, rápida y clara: todo esto depende de la eficacia en la aplicación del plan de crisis en riesgos laborales.

Si bien todas las empresas deben aplicar la normativa en cuestión de riesgos laborales, es cierto que no todas asumen los mismos riesgos y estos, a su vez, no presentan el mismo impacto mediático. Los sectores que deben tener un plan de comunicación de crisis con mención especial a accidentes y riesgos laborales son los siguientes:

●      Construcción.

●      Minería, agricultura y pesca.

●      Industria manufacturera.

●      Transporte: compañías aéreas, marítimas,  ferroviarias o de transporte de bienes y personas por carreteras.

●      Manipulación de sustancias peligrosas.

La tipología de la crisis, por su parte, suele ser de “tipo A”, es decir, la repercusión en medios es alta y afecta al núcleo del negocio o actividad de la compañía u organización. Puede ocurrir que el impacto mediático se centre o limite a los medios locales del lugar en que ha ocurrido un accidente, en este caso, en ellos se deberán centrar los esfuerzos relativos a comunicación.

En general, este tipo de crisis requiere la intervención de los máximos representantes de la empresa como portavoces. Ésta es la mejor manera de mostrar una imagen de la empresa sensible y preocupada por los problemas de sus empleados. La actuación más correcta suele ser el reconocimiento de los hechos, la explicación de los mismos y el anuncio de medidas correctivas y preventivas a corto plazo.

El mensaje: su difusión

Una vez elaborado el mensaje, para su eficaz difusión hay que tener en cuenta:

·         Es importante tener actualizado el listado de medios de comunicación con los datos de los periodistas más relevantes.

·         La definición de las audiencias deberá ajustarse al volumen de la crisis.  Si es muy intensa se deberá llegar al mayor número de medios posibles, con prioridad hacia los más influyentes; si es de carácter medio, los receptores serán los componentes de nuestro listado habitual de medios; por último, si la crisis es menor se procurará ofrecer respuestas personalizadas. En este capítulo no hay que olvidar los medios online y las redes sociales.

·         Asimismo, unos receptores muy a tener en cuenta son los internos. Cualquier crisis que afecte a la empresa u organización les afecta también a ellos por lo que, a través de los canales de comunicación interna, se les debe hacer llegar los mismos mensajes que a la sociedad.

El mensaje

Acertar con el mensaje a difundir es acertar con la gestión de la crisis. El comité de crisis será encargado de definir los mensajes que se difundirán a los medios de comunicación y también a nivel interno. Es importante que ambos mensajes sean coincidentes para no crear malos entendidos y la consiguiente desconfianza por parte del personal de la empresa.

La gestión del mensaje es un factor clave para que la comunicación de crisis sea creíble y, por lo tanto, exitosa. Según César Alonso, (www.empresaypersonas.com), la información que se transmita debe cumplir cuatro condiciones: ser verídica, precisa, tranquilizadora y dinámica. Según el mismo autor, para tratar que la confianza en la entidad no se pierda. Las cinco claves son:

○    Admitir los hechos.

○    Comunicar la situación real.

○    Identificar las causas.

○    Localizar el alcance del problema.

○    Informar sobre la solución del hecho y de los planes para evitar nuevas crisis en el futuro.

Junto con el mensaje, es preciso preparar un argumentario que los portavoces tendrán en cuenta a la hora de responder a las preguntas de los periodistas. También tendrán listos los materiales de comunicación.

Crisis: notas de prensa, sí pero...

La nota de prensa, aunque tanto vapuleada, sigue siendo la principal herramienta de comunicación también en casos de crisis. Eso sí, el tratamiento debe ser muy cuidadoso e incluir elementos que en otro tipo de comunicados no son tan importantes. Uno de ellos es explicar el porqué, es decir, la causa de lo ocurrido tiene vital importancia. También y también cómo ha ocurrido este accidente o se ha llegado a esta situación. Algo inherente a la comunicación de crisis es otro concepto que no aparece en otros tipo de nota de de prensa: el “después”, es decir, explicar qué medidas correctivas o paliativas se van a introducir tras el desastre.

Por último, no debe olvidarse el acompañamiento gráfico. Este aspecto debe tratarse con gran cuidado para no dañar la imagen de la organización. Cuando la crisis ha surgido debido a un accidente laboral, de transporte o a un atentado, los propios medios de comunicación se encargarán de buscar las imágenes más espectaculares; la empresa debe intentar mitigar su efecto ofreciendo imágenes como fotos de los directivos en el lugar de los hechos, gráficos o situaciones anteriores a la crisis. Cuando el conflicto es financiero, es fundamental apoyar la información con cuadros con cifras o gráficos que refuercen y demuestren la situación de la empresa. 

Herramientas de comunicación de crisis

La nota de prensa sigue siendo la herramienta más eficaz en casos de comunicación de crisis. En lo relativo a su contenido, debe responder a las cuestiones que se mencionaban en la Teoría de las Cinco W: what (qué), why (porqué), who (quién), where (dónde) y when (cuándo). En el caso de la reacción a una comunicación de crisis el porqué, es decir, la causa tiene vital importancia. También la “H” que suele añadirse a esta teoría, how (cómo). Algo inherente a la comunicación de crisis es el “después”, es decir, explicar qué medidas correctivas o paliativas se van a introducir tras el desastre. En cuanto al acompañamiento gráfico, este aspecto debe tratarse con cuidado para no dañar la imagen de la organización. Cuando la crisis ha surgido debido a un accidente laboral, de transporte o a un atentado, los medios de comunicación se encargarán de buscar las imágenes más espectaculares; la empresa debe intentar mitigar su efecto ofreciendo imágenes como fotos de los directivos, gráficos o situaciones anteriores a la crisis. Cuando el conflicto es financiero, es fundamental apoyar la información con cuadros con cifras o gráficos que refuercen y demuestren la situación de la empresa.

Otra herramienta de utilidad es el vídeo comunicado, la versión multimedia de un comunicado de prensa. Incluye una selección de imágenes relativas a la organización y al hecho que lo motiva, así como entrevistas con representantes de la misma. Especialmente en los casos en que no se crea pertinente hacer una rueda de prensa, el recurso del vídeo comunicado es una opción sobre todo pensando en los recursos multimedia. El vídeo comunicado no debe superar los 5 minutos de duración (lo ideal son 3) y su contenido consiste en unas declaraciones del portavoz que refuercen los mensajes expresados en la nota de prensa. El estilo será sobrio tanto en lo relativo al entorno de la grabación (un despacho, una sala de reuniones…) como al montaje.

Por último, cuando la crisis es grave, es conveniente convocar a los medios de comunicación a una rueda de prensa. La cercanía física con los responsables de la organización es importante a la hora de aportar credibilidad a los mensajes. estos casos, es fundamental que el portavoz esté bien preparado y tenga muy claros los mensajes a transmitir. Es importante admitir preguntas, de no hacerlo puede entenderse que la empresa se está negando a dar información u ocultando la misma.