Organización de eventos: actos con la prensa II

Con independencia del formato elegido, los eventos dirigidos a prensa presentan una serie de peculiaridades, en la medida que al margen de dar a conocer la marca se busca una contraprestación clara: la publicación de una noticia o un reportaje acerca del producto, por lo que el acto siempre deberá respetar una estructura informativa clara. Para ello, habrá que atenerse a las siguientes pautas:

• Originalidad: en la medida que los periodistas reciben numerosas invitaciones a actos, conviene que nuestra misiva se distinga por su originalidad -enviando un pequeño regalo o una invitación que deje espacio a la imaginación-.
• Envío de las invitaciones: lo ideal es enviar las convocatorias con una semana de antelación con el objetivo de que el periodista organice su agenda y hacer una llamada de confirmación telefónica un par de días antes del evento de cara a asegurar su asistencia.
• El gran día: antes de elegir fecha, es conveniente intentar averiguar si hay otras convocatorias de prensa para evitar sobrecargar a los periodistas. Varias consideraciones pueden ayudar. En lo referente al día, conviene evitar lunes, viernes y fines de semana. En lo relativo a la hora, la celebración no deberá ser a media mañana, los periodistas llegan tarde a las redacciones, por lo que cualquier evento a mitad de la jornada será desoído, conviene celebrar los actos a primera hora o a última de la mañana, las comidas y otro tipo de actuaciones en estas horas resultan apropiados.
• Conviene elegir lugares céntricos, bien comunicados y de fácil acceso. El ahorro de tiempo es esencial para el periodista.
• La información es lo primero: aunque se trate de un acto eminentemente lúdico, nunca hay que olvidar que el periodista ha asistido en busca de información. Siempre se entregará el dossier de prensa con información sobre la empresa, el producto o servicio.
• Seguimiento: cualquier acto requiere un seguimiento exhaustivo que nos permita conocer las apariciones generadas en los medios. Ésta es la única forma de medir la verdadera repercusión del acto y el retorno de la inversión acometida.