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lunes, 23 de diciembre de 2013

Organización de eventos: actos con la prensa I

Como hemos venido comentando en numerosas ocasiones, los eventos, en cualquiera de sus modalidades, constituyen uno de los principales recursos en el área de las relaciones públicas a la hora de dar a conocer sus mensajes y de intensificar la relación que mantienen con sus diferentes targets (clientes, empleados, red de ventas, medios de comunicación, etcétera).
En este contexto, cobran especial importancia los actos dirigidos a los medios de comunicación en la medida que la buena relación con éstos resulta esencial para dar a conocer la marca y los productos. En resumen, la entidad, a través de su gabinete de comunicación, debe desarrollar una serie de actuaciones tradicionales dirigidas a los medios con el objetivo de transmitir información clara y veraz sobre sus servicios: comunicados, ruedas de prensa, visitas guiadas, entrevistas a la dirección, demostraciones de producto, etcétera.

Una vez que esta faceta está cubierta, llega el momento de dar un paso adelante y hacer partícipes a los medios de otra serie de actuaciones en las que, además de dar cumplimiento a la misión informativa, se les ofrezca un valor añadido que favorezca su identificación con la marca e incremente su visibilidad. Es el momento de organizar un evento con la prensa.

martes, 17 de diciembre de 2013

Herramientas de comunicación interna en la gestión de riesgos laborales

Para terminar con los artículos que hemos venido dedicando a la comunicación de riesgos laborales en las últimas semanas, nos centraremos en cuáles son las herramientas e comunicación interna más frecuentemente utilizadas a la hora de gestionar la crisis:
·         La intranet: responde al modelo de gestión Business to Employee y se ha convertido en el principal vehículo de información e intercambio entre empresa y empleado. Los mensajes surgidos del comité de crisis encuentran en esta herramienta el mejor vehículo de difusión. Muchas tienen un espacio de “noticias del día” ideal para enviar un comunicado a los empleados.
·         Correo electrónico: eficaz, directo, inmediato, personalizado y deja constancia de recepción. Su uso es conveniente cuando la crisis afecta directamente a los empleados. La redacción del mensaje debe ser breve pero permite adjuntar documentos o enlaces donde recibir más información.
·         La newsletter: su gran ventaja es, además del bajo coste en comparación a una impresión, la facilidad con la que llegan a los correos electrónicos de los empleados. En caso de accidente laboral, es muy sencillo y rápido realizar una “edición especial” de la newsletter con información detallada que pueda ser de interés para el empleado. Este formato también permite incluir todo tipo de enlaces para aquellos que quieran profundizar en la información.
·         Actos o eventos internos: una crisis provocada en un ámbito de accidente laboral puede justificar la convocatoria de los empleados cuando se ha producido un situación de riesgo con resultado de muerte o heridos graves para empleados o clientes. Es una manera de proporcionar al personal no solo información de primera mano, sino también de estar físicamente cerca de ellos en momentos difíciles desde el punto de vista humano. Además, puede ser recomendable reunir a los empleados para explicar lo sucedido y exponer las medidas correctivas previstas. En estos casos, el silencio nunca es bueno ya que lo único que provoca son rumores y predispone a los empleados contra la empresa.  Por último, es muy importante valorar la posibilidad de poner a la disposición del personal de la organización ayuda psicológica si es preciso.
·         Las redes sociales y la radio corporativa: se trata de elementos emergentes en comunicación interna que muchas empresas comienzan ya a usar como elementos de información hacia los empleados y recepción de mensajes por parte de los mismos.


lunes, 9 de diciembre de 2013

Actitudes de las empresas ante la crisis

Las empresas adoptan diferentes estrategias en función del tipo de crisis y de su cultura de comunicación. Las cuatro más comunes son:
a) Estrategia del silencio. Esto suele ser entendido por el público como un acto de cobardía y de falta de responsabilidad. Además, la empresa corre el riesgo de que, si no informa acerca de lo sucedido, otros lo harán por ella y este hecho quizás les acarree mayores consecuencias que la propia crisis. Esta actitud solo está justificada en caso de rumores o noticias no confirmadas que se extinguirán por si mismos si no se alimentan o en caso de que la difusión de la noticia negativa no haya tenido un gran alcance. Una alternativa al silencio es la respuesta personal e individualizada a los medios que se hayan hecho eco del problema.
La estrategia del silencio se suele usar en campañas de crisis de largo recorrido cuando se decide no implicar el nombre de una empresa u organización en la crisis hasta que no haya referencias expresas a la misma. Una respuesta precipitada podría relacionar el nombre de la organización de manera no deseada.
b) Estrategia de la negación. Otras prefieren negar la situación que ha provocado la crisis. Lo que se pretende es rechazar el interés ante la crisis en cuestión y esperar a que éste se agote pero ¡cuidado! si la noticia es verídica y se demuestra, la organización pierde autoridad y, sobre todo, credibilidad, debilitando su imagen. Esta estrategia solo es válida si el hecho que ha provocado la crisis es realmente falso y este extremo puede ser demostrado.
El discurso en una situación de crisis debe ser coherente y en él se han de usar términos sencillos para que entienda bien y no parezca una cortina de humo. La versión que ofrezcan los portavoces ha de ser sincera, verdadera, única y responsable. El portavoz se elegirá en función de la crisis (si ésta es muy grave deberá aparecer el propio CEO) y éste debe ser consciente de que sus palabras comprometen tanto a la corporación como a sí misma.
c) Estrategia de transferencia de responsabilidades. Puede ser útil a corto plazo para ganar tiempo, pero presenta los mismos problemas que el caso anterior. Hay que asegurarse que los datos que se difundan sobre el “tercero” al que se culpabiliza son totalmente ciertos.
d) Estrategia de confesión. En la actualidad es la más usada y aceptada por los expertos en comunicación de crisis. Se trata de hacer un ejercicio de responsabilidad, aceptando los hechos, facilitando información a los medios y haciendo públicas las acciones que se llevarán a cabo para contrarrestar las consecuencias de la crisis. En estos casos, la verdad es un acto de madurez y valor, y así es percibido por la sociedad. En todo caso, es importante que la reacción sea rápida para incrementar la sensación de veracidad y transparencia.

La tendencia actual para hacer frente a las crisis desde el punto de vista de la comunicación es la última, es decir, la confesión y la asunción de responsabilidades. Es la mejor aceptada por la sociedad ya que pone a la empresa a un nivel humano que permite al público una mejor identificación con la misma. En todo caso, ya sea ésta la estrategia elegida o no, el plan de comunicación de crisis debe prever la reacción de la empresa. 

jueves, 5 de diciembre de 2013

Comunicación de crisis: la tipología de la crisis

Para establecer una norma de actuación correcta y evitar  maximizar los efectos de una crisis de escasa magnitud con una respuesta de alto perfil, en definitiva evitar “echar más leña al fuego”, es necesario establecer la intensidad de la crisis. Este aspecto determinará en gran medida la aplicación del plan de comunicación en aspectos claves como el mensaje, los portavoces que se encargarán de transmitirlo y los medios receptores del mismo.
Podemos establecer la siguiente tipología de crisis en función de su intensidad, así como las normas básicas de actuación en cada caso.
·         Tipo A: La repercusión en medios es alta y afecta al núcleo del negocio o actividad de la compañía u organización. Requiere la intervención de los máximos representantes de la empresa como portavoces. La actuación más correcta suele ser el reconocimiento de los hechos, la explicación de los mismos y el anuncio de medidas correctivas y preventivas a corto plazo.
Fte: Cinco Días. 12 abril 2012
·         Tipo B: La repercusión pública es media y la crisis, aunque no afecta al grueso del negocio, sí tiene implicaciones en su ámbito de producción y en su imagen. Requiere la intervención como portavoces de directivos de importancia aunque no de primera fila (por ejemplo, jefes de producto, directores de marketing, etc…). La estrategia debe ser similar a la anterior.


·         Tipo C: La repercusión mediática es escasa y el problema no es relevante para el ámbito de actuación de la organización. Con la intervención del director de comunicación o gabinete de prensa es suficiente. La norma a seguir es no lanzar un mensaje a todos los medios con carácter general ya que esto solo significaría ponerles sobre aviso de algo que les ha podido pasar desapercibido y crear lo que se llama el efecto “bola de nieve”, sino dirigirse personalmente al o los medios que se hayan hecho eco del problema y ofrecerles colaboración y explicaciones personalizadas.