5 claves para organizarlos con éxito

Como os avanzábamos hace unos días, la organización de eventos dirigidos a los medios de comunicación es todo un arte. Al margen de dar a conocer la marca se busca una contraprestación clara: la publicación de una noticia o un reportaje acerca del producto. La clave reside en sorprender a quien ya lo ha visto todo sin dejar de informar. El cumplimiento de estas pautas asegurará, en buena medida, la asistencia al acto, dejarles buen sabor de boca dependerá de la elección del formato y del desarrollo del acto.

Ahí van algunos consejos que pueden sacaros de más de un apuro:

·         Originalidad: en la medida que los periodistas reciben numerosas invitaciones a actos, conviene que la nuestra se distinga por su originalidad, enviando un pequeño regalo o una invitación que deje espacio a la imaginación.

·         Las invitaciones: lo ideal es enviar las convocatorias con una semana de antelación con el objetivo de que el periodista organice su agenda y hacer una llamada de confirmación un par de días antes del evento.

·         El gran día: antes de elegir fecha, hay que averiguar si ese día hay otras convocatorias de prensa para no sobrecargar a los periodistas. Varias consideraciones pueden ayudar a fijar día, hora y lugar: en lo referente al día, conviene evitar lunes, viernes y fines de semana; en lo relativo a la hora, la celebración no deberá ser a media mañana, ya que los periodistas llegan tarde a las redacciones, por lo que cualquier evento a mitad de la jornada será desoído, conviene celebrar los actos a primera hora o a última de la mañana, las comidas también resultan apropiadas; y, por último, conviene elegir lugares céntricos, bien comunicados y de fácil acceso, el ahorro de tiempo es esencial para el periodista, en la medida que tiene varias convocatorias a lo largo del día y siempre evitará aquellas que le hagan perder demasiado tiempo.

·         La información es lo primero: aunque se trate de un acto lúdico, el periodista asiste en busca de información. Siempre se entregará el dossier de prensa con información sobre la empresa, el producto o servicio. Asimismo, es imprescindible que, al margen de la entrega de información, se dediquen unos minutos, no más de veinte, a la exposición del producto a cargo del conductor del acto o de alguno de los responsables de la empresa.

·         Seguimiento: cualquier acto dirigido a la prensa requiere un seguimiento exhaustivo que nos permita conocer las apariciones generadas en los medios de comunicación a partir del evento. Ésta es la única forma de medir la verdadera repercusión del acto y el retorno de la inversión acometida.

Eventos para prensa: ¡los periodistas no tienen tiempo!

Desgranaremos en futuros post las peculiaridades que presentan los eventos para la prensa pero, primero, una advertencia: asegúrate que tu evento tiene relevancia real, ¡los periodistas ya no tienen tiempo!
La palabra de moda "crisis" ha dado de lleno en las redacciones de los medios de comunicación con el  espectacular descenso de los ingresos por publicidad y con un modelo de negocio puesto en duda por el periodismo digital y por actividades virtuales no tan periodísticas. La consecuencia más dura de esta situación es la disminución de personal en las redacciones. Mientras que, hace unos años, siempre había alguien disponible para la rueda de prensa, la presentación de producto o el viaje periodístico; en la actualidad, prescindir de un redactor durante toda una mañana y, más aún durante un par de días, es muy difícil. Lo mismo ocurre con los periodistas freelance, quienes antes amortizaban el tiempo invertido con facilidad "colocando" la noticia en diferentes medios pero ahora tienen que medir muy bien la rentabilidad de un desplazamiento antes de hacerlo.
La conclusión es que antes de organizar un evento para prensa hay que medir muy bien su interés y pertinencia para no correr el riesgo de encontrarte con una costosa sala vacía o llena de los comerciales de los medios...

Eventos que llegan a todos

Siempre que una organización decida celebrar un evento con objeto de atraer la atención de sus clientes o de los medios de comunicación sobre sus productos y servicios debe tener en cuenta que profundizar en los gustos, necesidades, emociones y expectativas del segmento al que se dirige el acto resulta imprescindible. Ofrecer a nuestro público objetivo lo que espera de nosotros no es fácil y solo así tenemos la posibilidad de lograrlo.

Todos respondemos en nuestras conductas a la combinación de tres elementos, emoción, razón y visualización, siempre esperamos que cualquier actividad nos resulte satisfactoria en los tres planos. Por este motivo, cualquier evento debe saber combinar estos tres factores y tocar los correspondientes sentidos en los asistentes.

·         El formato del evento, la señalización, la imagen corporativa y la decoración serán los elementos que permitirán conquistar el sentido de la vista y, con él, a un target más visual, integrado por personas que piensan en imágenes.

·         El catering, el aroma e, incluso, la propia ambientación serán los elementos que capten la atención de un target más emocional, para el que las sensaciones constituyen el motor de su vida.

·         La música, la palabra, los discursos y la presentación del producto serán los puntos clave para convertir en aliados a los más racionales, a aquellos que piensan en palabras y para quienes el oído es su sentido más desarrollado.