Pero, ¿por qué
organizamos un evento y no optamos por otro tipo de actuación? Antes de
decidirnos por esta opción, debemos preguntarnos si el objeto del mismo, el
mensaje que se desea trasmitir o, lo que es lo mismo, el producto, servicio,
marca o efecto relacional en torno al cual girará, merece la puesta en marcha
de un acontecimiento de estas características. Existen muchas fórmulas, eficaces, económicas y sencillas, de
transmitir al público objetivo el mensaje deseado: un mailing bien coordinado,
un folleto promocional, el lanzamiento de una nota de prensa a los medios o una
buena campaña online. Los eventos cobran sentido siempre que giren en torno a
actividades en las que el contacto directo con los participantes resulta
esencial o actividades en las que éste es determinante por razones
profesionales, educacionales o de networking.
Una vez que hemos optado
por la celebración de un evento y definido el objetivo del mismo, debemos
definir calramente el mensaje, que se convertirá a partir de este
momento en el hilo conductor del acto. Todo, discursos, documentación,
decoración, música… debe dirigirse hacia un mismo punto: el mensaje que
queremos trasmitir. La norma básica es que el mensaje debe ser claro y conciso.
Es el momento de definir
el público objetivo al que se dirigirá el evento. El target
condiciona el formato y el desarrollo;
si éste no logra conectar con su público será un completo fracaso. La elección
del evento, la definición de marca en ese contexto y la correcta selección del
público, interno y externo, al que nos estamos dirigiendo en cada momento son
las decisiones claves La comunicación del mensaje exige la realización de
diferentes tipos de actos dirigidos a potenciar su difusión y visibilidad entre
cada uno de los agentes que integra el proceso de compra – venta del
producto:
- Empleados: fomentar el sentimiento de
trabajo en equipo, incrementar la productividad y fidelizar al trabajador con
la empresa.
- Medios de comunicación: mantener una relación fluida
con ellos es esencial. Una empresa que no comunica no existe.
- Clientes: como destinatarios del
producto, hay que dedicar a ellos todos nuestros esfuerzos.
Si, finalmente, la decisión apunta a la celebración
del evento, hay que determinar si éste va a ser organizado desde la propia
empresa o si se van a contratar los servicios de una agencia externa
especializada en la organización de eventos. Llegamos al momento del cómo. En
el primer caso, será necesario constituir en la empresa un comité encargado de
la organización del evento que, bajo la dirección de un coordinador, deberá
responsabilizarse del control y seguimiento del mismo en todo momento. En caso
de decantarse por la externalización la elección de la empresa a contratar
girará en torno al tipo de acto a celebrar:
- Agencias de eventos.
- Agencias de incentivos.
- Agencias de comunicación.
- Gestores de destinos.
- Empresas organizadores de
ferias, convenciones, congresos y actos similares.
- Team building, evento deportivo, outdoor training.
