Organización de eventos. Actos con la prensa IV

Los viajes se cuentan entre los eventos más caros a la vez que más rentables, una combinación en el fondo peligrosa que cabe estudiar bien antes de tomar la decisión de emprender el vuelo. Lo primero que hay que hacer es preguntarse por qué organizar un viaje cuando lo que se pretende comunicar con el mismo podría hacerse de una manera más sencilla y más barata a través de otro tipo de convocatoria.

Las razones se pueden resumir en una fundamental: la creación de relaciones estrechas y estables entre la empresa y sus invitados. La convivencia durante varios días con la prensa crea lazos que entran en el terreno de lo personal pero se rentabilizan en el de lo profesional. Además, el mensaje tiene una interiorización más profunda que en otro tipo de eventos.

Para asegurarse del éxito de un viaje hay que tener en cuenta varias cuestiones:

• Duración del viaje:cuando los invitados son ajenos a la empresa hay que pensar que quizá no les resulte fácil liberarse durante tres o cuatro días de sus ocupaciones, por lo que el viaje les debe ser breve y, sobre todo, aportar algo realmente interesante. 
• Lista de invitados: ¡a lista de invitados suele ser reducida por razones de coste y porque las relaciones que se establecen son más estrechas entre un grupo pequeño. Por lo tanto, hay que elegir muy bien los invitados que realmente interesan. 
• Agenda: los asistentes deben contar con una agenda clara que les organice su tiempo, tanto en lo que respecta a los momentos de trabajo, durante los que se les transmitirá el mensaje que motiva el viaje, como a los momentos de ocio (visitas turísticas, comidas o espectáculos…), pero siempre es conveniente dejarles un margen de libertad.
• Un servicio impecable: el concepto low cost no sirve para estos eventos. Los invitados no invierten varios días en una empresa para sufrir incomodidades en el hotel, en el avión o tomar comida rápida. Aunque se pueden ajustar costes y buscar soluciones imaginativas, como un acuerdo comercial de intercambio con el hotel o el transporte, si el presupuesto no llega es mejor optar por otro tipo de evento que arriesgarse a dar una mala imagen
• A la vuelta: para que las relaciones creadas en el viaje no se enfríen, podemos utilizar las nuevas tecnologías. Las promesas de compartir las fotos, de quedar para cenar y de recordar los buenos momentos en general no se cumplen; pero si recurrimos a alguna red social a través de la que canalizar esas relaciones, todo será más duradero.

Organización de eventos: actos con la prensa III

 Continuamos con la serie de artículos centrados en la organización de actos dirigidos a los medios de comunicación. En esta ocasión, queremos dar unas breves recomendaciones acerca de las pautas a seguir a la hora de preparar la documentación que se entregará a los periodistas. En nuestro últimos post abordamos este tema de pasada, insistiendo en que, al margen de que el acto se conciba como algo lúdico, nunca debemos olvidar que el objetivo del medio es conseguir información, por lo que deberemos prestar especial atención a este punto.
Ahí van unos cuantos consejos:

• Nota de pensa: una herramienta clásica pero imprescindible en cualquier acto. Debe incluir información completa del producto y/o servicio presentado.
• Dossier corporativo: es conveniente suministrar información acerca de la entidad que organiza el  evento. En el dossier corporativo no deben faltar datos generales sobre la emrpesa (fundación, evolución, misión, área de negocio, previsiones de crecimiento, planes a corto plazo).
• Imágenes: en la actualidad, se suele facilitar una dirección web para la descarga de imágenes relativas al acto. Normalmente, se suelen albergar las fotografías en las zonas de prensa de las que disponen las mayorías de entidades en sus páginas web.

Por último, recordar que, al margen de la entega de esta documentación, resulta imprescindible dedicar unos minutos, no más de veinte, durante el transcurso de acto a la exposición del producto. El conductor del evento o alguno de los responsables de la empresa suelen desempeñar esta tarea.

Organización de eventos: actos con la prensa II

Con independencia del formato elegido, los eventos dirigidos a prensa presentan una serie de peculiaridades, en la medida que al margen de dar a conocer la marca se busca una contraprestación clara: la publicación de una noticia o un reportaje acerca del producto, por lo que el acto siempre deberá respetar una estructura informativa clara. Para ello, habrá que atenerse a las siguientes pautas:

• Originalidad: en la medida que los periodistas reciben numerosas invitaciones a actos, conviene que nuestra misiva se distinga por su originalidad -enviando un pequeño regalo o una invitación que deje espacio a la imaginación-.
• Envío de las invitaciones: lo ideal es enviar las convocatorias con una semana de antelación con el objetivo de que el periodista organice su agenda y hacer una llamada de confirmación telefónica un par de días antes del evento de cara a asegurar su asistencia.
• El gran día: antes de elegir fecha, es conveniente intentar averiguar si hay otras convocatorias de prensa para evitar sobrecargar a los periodistas. Varias consideraciones pueden ayudar. En lo referente al día, conviene evitar lunes, viernes y fines de semana. En lo relativo a la hora, la celebración no deberá ser a media mañana, los periodistas llegan tarde a las redacciones, por lo que cualquier evento a mitad de la jornada será desoído, conviene celebrar los actos a primera hora o a última de la mañana, las comidas y otro tipo de actuaciones en estas horas resultan apropiados.
• Conviene elegir lugares céntricos, bien comunicados y de fácil acceso. El ahorro de tiempo es esencial para el periodista.
• La información es lo primero: aunque se trate de un acto eminentemente lúdico, nunca hay que olvidar que el periodista ha asistido en busca de información. Siempre se entregará el dossier de prensa con información sobre la empresa, el producto o servicio.
• Seguimiento: cualquier acto requiere un seguimiento exhaustivo que nos permita conocer las apariciones generadas en los medios. Ésta es la única forma de medir la verdadera repercusión del acto y el retorno de la inversión acometida.