Normalmente, cuando un agencia es contratada por una empresa para colaborar en las labores de comunicación desarrolladas desde su gabinete de prensa, este contrato suele estar sujeto a unas condiciones que regulan el funcionamiento de la agencia:
. En general, el trabajo de una consultora de comunicación se desarrolla a lo largo de un año, cuando llega la revisión contractual. Sin embargo, la actual crisis económica ha reducido los contratos a periodos más pequeños que llegan incluso a ser de un mes. También la contratación por proyectos cada vez es más habitual. Las empresas buscan ahorrar costes pero también el valor añadido que ofrecen las agencias especializadas en determinados servicios o aspectos de la comunicación y las relaciones públicas.
. Durante el tiempo de contrato fijado, se suelen establecer unos objetivos, que se fijan en términos de acciones a realizar: número determinado de notas de prensa, de artículos, de entrevistas, de eventos, etc. durante ese periodo de tiempo. Esto se conoce con el término inglés: deliverables o alcance del trabajo. Lo habitual es que la empresa proporcione el material necesario para cumplir estos objetivos; sin embargo, en numerosas ocasiones, la consultora debe asumir un papel proactivo en este sentido si desea cumplir con los objetivos previamente fijados.
. A la hora de luchar por un contrato no se debe prometer nada a la empresa que no se pueda cumplir ya sea por falta de medios de la consultora o por falta de posibilidades de la empresa en cuanto al valor de su marca o de sus productos o servicios. La creación de falsas expectativas es la mejor manera de lograr que el contrato no se renueve y de perder un cliente para siempre.
. En este sentido, una de las tareas principales de la consultora es la representación de resultados a través de la elaboración de informes periódicos, generalmente mensuales, que darán cuenta, por una parte, de los logros obtenidos –básicamente, los clippings de prensa, aunque pueden ser otros en función del trabajo realizado- y, por otra, del estado de las gestiones destinadas a cumplir con los objetivos fijados previamente.
