Ver, tocar y... publicar

En las presentaciones y demostraciones de producto lo que quieren los periodistas es ver y tocar y, si se puede, comer y oler... Este tipo de eventos vienen como un guante cuando queremos presentar tecnología pero también sirven para cualquier producto en el que los sentidos entren en juego y, especialmente, los gastronómicos. 

El objetivo es dar al periodista la oportunidad de conocer el producto de primera mano, de forma que pueda verlo, tocarlo y experimentarlo. A menudo, este tipo de acciones dan lugar a posteriores pruebas de producto, una actividad habitual en la prensa técnica, o envíos de muestras, algo común también en gastronomía o cosmética. 

Este tipo de eventos pueden realizarse en la propia empresa si dispone de un área de demostración adecuada. En caso contrario, son muchos los hoteles que disponen de salas apropiadas. En esta ocasión, cobra especial atención todos los elementos que asegurarán que la presentación del producto y la demostración de sus funciones sea un éxito: acceso a Internet, disponibilidad de ordenadores, proyector, pantallas, etcétera, en el caso de los tecnológicos, y, por ejemplo, buenas cocinas si nos inclinamos con la gastronomía.

Vamos de viaje

Los viajes de prensa se cuentan entre los eventos más caros a la vez que más rentables, una combinación en el fondo peligrosa que cabe estudiar bien antes de tomar la decisión de emprender el vuelo.  Lo primero que hay que hacer es preguntarse por qué organizar un viaje cuando lo que se pretende comunicar con el mismo podría hacerse de una manera más sencilla y más barata a través de otro tipo de convocatoria. Las razones se pueden resumir en una fundamental: la creación de relaciones estrechas y estables entre la empresa y sus invitados. La convivencia durante varios días crea lazos que entran en el terreno de lo personal pero se rentabilizan en el de lo profesional. Además, el mensaje tiene una interiorización más profunda que en otro tipo de eventos. La duración del viaje, la agenda, la lista de invitados, el posterior seguimiento de los medios y el servicio son los elementos clave.

No olvides que el gran valor añadido de un viaje de prensa son las relaciones de cercanía que se establecen con los periodistas y la identificación de estos con la marca y sus representantes. Se trata de un aspecto intangible pero muy beneficioso en el medio y largo plazo.

Desayunos de prensa: la versión light

Los desayunos de prensa son la "versión light" de las ruedas de prensa. Muy similares en su organización, funcionamiento y objetivos a las ruedas de prensa pero en formato reducido... y barato. Cambia, esencialmente, la dinámica del acto, en la medida que se convoca a los periodistas a un desayuno, en el transcurso del cual se les ofrecerá información sobre la empresa, ya se trate del lanzamiento de un nuevo producto y/o servicio o de otra acción. Pueden realizarse en las instalaciones de la empresa, al igual que las ruedas de prensa, siempre que haya una sala adecuada, y se efectúan a primera hora de la mañana. Esto facilita las cosas a muchos periodistas, ya que les permite aprovechar mejor el día que en un convocatoria a cualquier otra hora.

Las ruedas de prensa: un clásico

A pesar de que en los últimos años se ha innovado mucho en el sector de los eventos y también en los dirigidos a los medios de comunicación, la rueda de prensa sobrevive por méritos propios. Es un clásico, el acto por excelencia dirigido a los medios de comunicación, de bajo coste, de organización sencilla y muy eficaz. El único requisito es tener la certeza de que la convocatoria está justificada, es decir, debemos estar seguros de que vamos a ser capaces de aportar un valor añadido a la clásica nota de prensa. Es bastante frustrante cuando solo asisten a ellas dos o tres personas.

Algunas recomendaciones para que todo sea perfecto:

·         La rueda de prensa, al igual que cualquier otro evento, debe convocarse con antelación suficiente.

•       Un elemento inherente son las preguntas e incluso la posibilidad de entrevistas personales, por lo debe haberse previsto esta posibilidad y la disponibilidad de un lugar tranquilo donde realizarlas.

•       Normalmente se celebran en salones de hoteles contratados al efecto aunque, por ahorro de costes, pueden efectuarse en las instalaciones de la empresa.

•       En los últimos años, ha cobrado especial auge la organización de estos actos en espacios atractivos: restaurantes, zonas lúdicas, etcétera.

•       Con independencia del lugar elegido finamente siempre se debe priorizar que sea céntrico y resulte fácilmente accesible.