A pesar de lo que mucho que se ha avanzado en los últimos tiempos en materia de comunicación online y que la comunicación empresarial no se entiende hoy en día sin esta vertiente, las herramientas utilizadas no han cambiado tanto, las notas de prensa, los dosieres corporativos y las fotografías siguen siendo los elementos básicos en cualquier acción de comunicación dirigida a los medios.
El primer documento que debe elaborarse desde la agencia de comunicación es el dossier de prensa, ya que desde el momento que una empresa decide que destinará parte de sus recursos humanos y económicos a gestionar las labores de comunicación de la marca, se impone la necesidad de preparar un dossier corporativo o dossier de prensa. Este documento englobará: misión y objetivos de la empresa, descripción de su actividad, líneas de actividad, productos o servicios, datos financieros y de mercado, breve historia de la compañía, biografías del equipo directivo y datos de contacto.
Entre los contenidos informativos que se difunden desde las agencias de comunicación a los medios, la nota de prensa continúa siendo el más habitual. Se trata de una herramienta imprescindible para anunciar cualquier hecho noticiable, sin embargo, la actual saturación de notas de prensa que llegan a las redacciones hace importante que no se abuse de las mismas, que sólo se emitan cuanto realmente haya algo relevante que decir y que su envío se apoye en otros recursos. La tipología clásica remite a notas de prensa políticas, utilizadas para resaltar declaraciones o tomas de postura de los líderes de opinión; económicas, empleadas para anunciar resultados empresariales, fusiones, compras o cambios de estrategia; y técnicas, con las que se dan a conocer nuevos productos o servicios. Cualquier nota se atiene a una estructura clásica: título con antetítulo o subtítulo, sumarios con ideas principales, cuerpo de la información distribuido en no más de dos páginas y dividido en párrafos, declaraciones de un directivo, conclusión, resumen corporativo en tipografía más pequeña y contactos del gabinete de prensa de la compañía.
n lo relativo al acompañamiento gráfico, cualquier nota de prensa que carezca de éste es casi seguro que será desechada, sobre todo en el caso de la prensa digital, que no recoge ni una sola noticia sin imagen. El tipo de fotografías dependerá del contenido del texto. Si es de carácter económico se puede incluir un gráfico con datos; si es un nombramiento, es imprescindible la fotografía del personaje del que se trata. Si es un acto social se adjuntará una imagen del mismo; si se anuncia un producto se añadirá su fotografía… Las imágenes se enviarán en formatos estandarizados, generalmente JPG. Para la radio y la televisión es conveniente preparar documentos audio y/o audiovisuales o, por lo menos, especificar la posibilidad de que los medios los obtengan. Es decir, se debe subrayar la disponibilidad para conceder entrevistas y tomar imágenes.
Toda esta documentación deberá ser accesible desde la página web de la compañía, en el Gabinete de Prensa Virtual. Asimismo, estos documentos, especialmente el dosier corporativo, podrán utilizarse en el blog y en las páginas creadas en las redes sociales de cara a dar conocer a los usuarios a qué se dedica la empresa.
