La organízación de eventos y MS Project

Mucho ha cambiado en los últimos años todo lo relacionado con la organización de eventos, una de las líneas de trabajo más habituales para cualquier agencia de comunicación.
La planificación continúa siendo la clave de cara a obtener el éxito pero, en la actualidad, existen múltiples herramientas que ayudan al organizador a llevar a buen término el evento. MS Project 2010 es una de ellas.
Se trata de una herramienta de Microsoft que permite a las organizaciones administrar y coordinar con eficacia cualquier proyecto, entre ellos, eventos. La aplicación permite, entre otras cosas, conocer el avance del proyecto, contar con la información necesaria para poder tomar decisiones, tener un historial de la preproducción del evento que pueda utilizarse en futuros actos de características similares, revisar fortalezas y debilidades del proyecto, fomentar el trabajo en equipo y favorecer la comunicación entre los agentes implicados y ganar en eficacia el logro de los objetivos.

La comunicación: un mercado amplio

Volvemos sobre la cada vez más frecuente externalización de los servicios de comunicación a la que ya nos referimos hace unos días. Esta tendencia ha propiciado el incremento tanto en el número como en la tipología de empresas que trabajan en el sector de comunicación, si bien es cierto que en los últimos años la recesión económica ha hecho variar este mercado.

Uno de los sectores donde son más abundantes es el de la organización de eventos, en la medida que éste ha sido durante años uno de los trabajos que con mayor asiduidad han externalizado las grandes corporaciones, dada su complejidad y laboriosidad. A la hora de plantearse la organización de un evento, la empresa puede optar por gestionarlo por sí misma para lo que deberá constituir un comité encargado de su organización, bajo la dirección de un coordinador y con participación de todos los perfiles profesionales implicados, dotados del nivel de decisión adecuado, o bien por encargar a una empresa externa la gestión del evento en su totalidad o al menos parcialmente. Aquí es donde el abanico de empresas crece considerablemente: agencias de eventos, agencias de incentivos, empresas de comunicación, gestores de destinos, empresas organizadores de ferias, convenciones, congresos y actos similares.

Sin embargo, uno de los casos más llamativos en los últimos tiempos ha sido el de las agencias de viajes que han aterrizado de lleno en el sector. La importancia adquirida por la organización de viajes en el mundo de los eventos ha sido el factor que ha animado a mayoristas y agencias de viajes a lanzarse a la captación del cliente corporativo y a crear divisiones de eventos. Para ello han incorporado diseñadores, creativos y especialistas en comunicación a sus empresas, se trata de ofrecer un servicio integral en la organización de eventos. ¿La ventaja? Confirman que tienen la misma capacidad que una agencia de comunicación pero con la ventaja añadida de trabajar con los márgenes de las agencias de viajes.